Como a Metrostav organiza dezenas de eventos por ano

De torneios de golfe solidários, passando por corridas de cavalos, até festas de Natal ou encontros internos de colaboradores. Ao longo do ano, a Metrostav organiza dezenas de eventos para diferentes públicos-alvo, desde eventos intimistas até eventos com 1 000 convidados.

Convidam colaboradores, parceiros de negócio e convidados VIP e utilizam o Attendu desde 2019. É precisamente por isso que precisam de uma solução que os ajude a gerir todo o processo de organização de forma rápida, clara e sem burocracia desnecessária.

Antes do evento: convites sem Outlook nem cópias ocultas

Quando se organizam dezenas de eventos por ano, cada hora poupada conta. E tudo começa pelos convites. É preciso preparar o grafismo, enviar um Save the Date ou diretamente os convites, acompanhar as respostas e lembrar quem ainda não respondeu. No Attendu têm para isso lembretes agendados, uma estrutura clara das respostas e envios segmentados, por isso não têm de controlar nada disto manualmente no Outlook.

“Graças ao Attendu, não temos qualquer caos no processo de convites. Não conseguimos imaginar fazê-lo pelo Outlook com cópias ocultas, procurar respostas nos e-mails ou registar manualmente quem confirmou ou recusou a presença.”

Na Metrostav, preparam a página de registo, os convites e o resto da comunicação diretamente no Attendu, sozinhos, em poucos minutos. Não precisam de um especialista de TI nem de um programador. Consoante o tipo de evento, tratam ainda de acompanhantes, convidados VIP, menus infantis, distribuição de quartos ou capacidade limitada.

Durante o evento: saber quem já chegou

Pouco antes do evento, enviam aos convidados um lembrete ou o bilhete. No local, a Metrostav utiliza a aplicação de check-in. Fazem a receção dos convidados por código QR ou pelo nome e veem de imediato quem chegou e quem não chegou.

Isto é especialmente importante nos eventos para parceiros de negócio ou convidados VIP, em que se quer saber quem já está no evento.

Depois do evento: agradecimento e visão geral das presenças

Terminado o evento, enviam um agradecimento aos convidados e, nos relatórios, têm uma visão exata dos registos e de quem realmente compareceu.

Resultado: menos trabalho manual, mais visibilidade

O Attendu poupa tempo à equipa da Metrostav em cada evento. Convites, lembretes e respostas dos convidados estão num só lugar, comunicam facilmente com diferentes grupos de convidados e sabem exatamente quem se registou e quem acabou por comparecer.

O processo de convites é uma das coisas que nunca mais quereriam fazer manualmente. Enviar e-mails, acompanhar respostas ou manter o registo dos convidados é, na opinião deles, precisamente o trabalho que hoje deve ser feito por software. Recomendariam o Attendu a outros porque poupa muito tempo e trabalho, e o resultado é muito mais cómodo de utilizar e mais profissional do que quando se faz tudo à mão.