Como a agência Jandl utiliza o Attendu para organizar diferentes tipos de eventos para clientes

A agência Jandl organiza um vasto leque de eventos empresariais: desde eventos desportivos e de lazer, passando por convenções empresariais de vários dias, até grandes conferências do setor. Cada tipo de evento exigia, por isso, uma forma diferente de trabalhar com os convidados, os registos, o programa e a organização no local.

O Attendu permitiu à agência Jandl gerir todos estes processos num só sistema e adaptar a configuração a cada evento concreto.

Preparação: eventos diferentes, cenários diferentes

Em cada evento, a equipa de organização precisava de trabalhar com dados diferentes e com um processo de registo configurado de outra forma.

No evento desportivo, por exemplo, os convidados indicavam no registo se participavam como convidado, jogador ou suplente. O registo incluía também a escolha de tratamentos de bem-estar em horários concretos e a possibilidade de inscrever o seu parceiro de jogo.

Na convenção empresarial, pelo contrário, era preciso tratar um volume de informação muito maior: desde o alojamento e as restrições alimentares, passando pelo tamanho da roupa, até à escolha de atividades desportivas ou de com quem partilhar o quarto.

“Como organizamos diferentes tipos de eventos, precisamos muitas vezes de dividir os convidados em grupos, atividades ou zonas separadas. No Attendu conseguimos configurar essa divisão de forma simples e sem burocracia desnecessária.”

Uma base de dados de convidados clara

Para a agência Jandl, a base da preparação de cada evento era uma visão atualizada dos convidados. No Attendu, adaptou a base de dados a cada evento concreto e completou-a com campos próprios. A equipa de organização tinha assim num só lugar as informações sobre presenças, atividades, alojamento e outros detalhes, e podia atualizá-las continuamente.

Informação por tipo de convidado

Os diferentes grupos de convidados não precisavam de ver as mesmas informações. Um parceiro, um orador, um colaborador ou um participante comum podiam ter um programa diferente e um acesso diferente às várias partes do evento. Por isso, a agência Jandl utilizou também o Attendu para personalizar as páginas de registo e a comunicação por e-mail.

Durante o evento: do registo ao check-in

A agência Jandl utilizou o Attendu também diretamente no local. No balcão de registo, a equipa de organização conseguia em poucos segundos encontrar um participante, confirmar os seus dados e imprimir um crachá ou uma etiqueta com código QR. Ao mesmo tempo, o sistema permitia verificar se os convidados tinham autorização para entrar em cada zona ou atividade.

Organização do programa e das zonas

Na convenção empresarial de vários dias era preciso gerir a participação dos convidados nas diferentes partes do programa. No Attendu foram configuradas 17 zonas personalizadas, associadas, por exemplo, a atividades desportivas, workshops ou transporte. O evento completo teve 38 blocos de programa distribuídos por vários dias e locais.

Os convidados podiam também utilizar a aplicação para participantes, onde tinham à disposição o programa, os vários locais do evento e informações atualizadas.

Comunicação durante o evento

Nos eventos mais complexos, o Attendu serviu também de canal de comunicação entre a equipa de organização e os convidados. Na convenção empresarial, a agência Jandl enviou novidades por notificações push e permitiu aos convidados fazer perguntas através da aplicação para participantes. Assim, a equipa de organização não teve de tratar todas as informações individualmente e os convidados tinham as informações importantes à mão durante o evento.

Depois do evento: dados para a avaliação e para a próxima edição

Terminado o evento, a agência Jandl dispunha de dados sobre os registos, as presenças, a utilização da aplicação e as várias atividades. Na grande conferência utilizou também um questionário de feedback detalhado, centrado tanto nas várias palestras como na organização geral. Os dados serviram não só para avaliar o evento realizado, mas também como base para planear a sua próxima edição.

Um só sistema para diferentes tipos de eventos

Um torneio desportivo, uma convenção empresarial e uma grande conferência do setor são muito diferentes entre si. Ainda assim, tinham uma base comum: a necessidade de ter uma visão clara dos convidados, reagir rapidamente às mudanças e garantir que o registo e o próprio evento decorriam sem complicações. Para a agência Jandl, o mais importante foi, por isso, a flexibilidade do Attendu.

Do registo, passando pela comunicação e pelo check-in, até à avaliação: o Attendu ajudou a agência Jandl a gerir diferentes tipos de eventos a partir de um só lugar.