Jak Metrostav organizuje dziesiątki wydarzeń rocznie

Od charytatywnych turniejów golfowych, przez wyścigi konne, aż po wigilie firmowe czy wewnętrzne spotkania pracowników. Metrostav organizuje w ciągu roku dziesiątki wydarzeń dla różnych grup docelowych: od kameralnych spotkań po wydarzenia na 1000 gości.

Zapraszają pracowników, partnerów biznesowych i gości VIP, a z Attendu korzystają od 2019 roku. Właśnie dlatego potrzebują rozwiązania, które pomoże im przejść przez cały proces organizacji szybko, przejrzyście i bez zbędnej administracji.

Przed wydarzeniem: zaproszenia bez Outlooka i ukrytych kopii

Przy dziesiątkach wydarzeń rocznie liczy się każda zaoszczędzona godzina. A wszystko zaczyna się od zaproszeń. Trzeba przygotować grafikę, wysłać Save the Date albo od razu zaproszenia, śledzić odpowiedzi i przypomnieć się tym, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. W Attendu mają do tego zaplanowane przypomnienia, przejrzystą strukturę odpowiedzi i wysyłki do wybranych grup, więc niczego z tego nie muszą pilnować ręcznie w Outlooku.

„Dzięki Attendu w procesie zapraszania nie mamy żadnego chaosu. Nie wyobrażamy sobie robić tego w Outlooku przez ukryte kopie, szukać odpowiedzi w e-mailach albo ręcznie odnotowywać potwierdzenia i odmowy udziału.”

Stronę rejestracyjną, zaproszenia i pozostałą komunikację przygotowują w Metrostavie sami, bezpośrednio w Attendu, w ciągu kilku minut. Nie potrzebują do tego specjalisty IT ani programisty. W zależności od rodzaju wydarzenia obsługują też osoby towarzyszące, gości VIP, menu dziecięce, przydział pokoi czy ograniczoną liczbę miejsc.

W trakcie wydarzenia: wiadomo, kto już dotarł

Tuż przed wydarzeniem wysyłają gościom przypomnienie lub bilet. Na miejscu Metrostav korzysta z aplikacji do check-inu. Gości obsługuje przy wejściu za pomocą kodu QR lub po nazwisku i od razu widzi, kto dotarł, a kto nie.

Jest to ważne zwłaszcza przy wydarzeniach dla partnerów biznesowych lub gości VIP, gdy organizator chce wiedzieć, kto już jest na miejscu.

Po wydarzeniu: podziękowania i przegląd frekwencji

Po zakończeniu wydarzenia wysyłają gościom podziękowania, a w raportach mają dokładny przegląd rejestracji i tego, kto faktycznie dotarł.

Rezultat: mniej pracy ręcznej, więcej przejrzystości

Attendu oszczędza zespołowi Metrostavu czas przy każdym wydarzeniu. Zaproszenia, przypomnienia i odpowiedzi gości mają w jednym miejscu, łatwo komunikują się z różnymi grupami gości i dokładnie wiedzą, kto się zarejestrował, a kto ostatecznie dotarł.

Proces zapraszania to jedna z rzeczy, których nigdy więcej nie chcieliby robić ręcznie. Wysyłanie e-maili, śledzenie odpowiedzi czy ewidencja gości to według nich dokładnie ta praca, którą dziś powinno wykonywać oprogramowanie. Innym poleciliby Attendu, ponieważ oszczędza mnóstwo czasu i pracy, a efekt jest dla użytkowników znacznie wygodniejszy i bardziej profesjonalny, niż gdy wszystko robi się ręcznie.