Jak agencja Jandl wykorzystuje Attendu do organizacji różnych rodzajów wydarzeń dla klientów

Agencja Jandl organizuje szerokie spektrum wydarzeń firmowych: od imprez sportowych i relaksacyjnych, przez wielodniowe konwencje firmowe, aż po duże konferencje branżowe. Każdy rodzaj wydarzenia wymagał więc innego sposobu pracy z gośćmi, rejestracjami, programem i organizacją na miejscu.

Attendu pozwoliło agencji Jandl zarządzać wszystkimi tymi procesami w jednym systemie i dopasować ustawienia do każdego konkretnego wydarzenia.

Przygotowanie: różne wydarzenia, różne scenariusze

Przy każdym wydarzeniu zespół organizacyjny musiał pracować z innymi danymi i inaczej skonfigurowanym procesem rejestracji.

Na przykład podczas wydarzenia sportowego goście przy rejestracji wskazywali, czy biorą w nim udział jako gość, zawodnik czy rezerwowy. Częścią rejestracji był też wybór zabiegów wellness w konkretnych przedziałach czasowych oraz możliwość zgłoszenia swojego partnera do gry.

Przy konwencji firmowej trzeba było z kolei zebrać znacznie więcej informacji: od zakwaterowania i ograniczeń dietetycznych, przez rozmiar odzieży, aż po wybór aktywności sportowych czy współlokatora.

„Ponieważ organizujemy różne rodzaje wydarzeń, często musimy dzielić gości na grupy, aktywności lub osobne strefy. W Attendu możemy ustawić taki podział łatwo i bez zbędnej administracji.”

Przejrzysta baza gości

Podstawą przygotowania każdego wydarzenia był dla agencji Jandl aktualny przegląd informacji o gościach. W Attendu agencja dopasowywała bazę do konkretnego wydarzenia i uzupełniała ją o własne dane. Zespół organizacyjny miał dzięki temu w jednym miejscu informacje o udziale, aktywnościach, zakwaterowaniu i innych szczegółach, a do tego mógł je na bieżąco aktualizować.

Informacje według typu gościa

Poszczególne grupy gości nie musiały widzieć tych samych informacji. Partner, prelegent, pracownik czy zwykły uczestnik mogli mieć inny program i inny dostęp do poszczególnych części wydarzenia. Dlatego agencja Jandl wykorzystała Attendu także do personalizacji stron rejestracyjnych i komunikacji e-mailowej.

Przebieg wydarzenia: od rejestracji po check-in

Agencja Jandl korzystała z Attendu także bezpośrednio na miejscu. Przy rejestracji zespół organizacyjny mógł w ciągu kilku sekund wyszukać uczestnika, zweryfikować jego dane i wydrukować identyfikator lub etykietę z kodem QR. System pozwalał też sprawdzać, czy gość ma uprawnienia do wejścia do poszczególnych stref lub na poszczególne aktywności.

Organizacja programu i poszczególnych stref

Podczas wielodniowej konwencji firmowej trzeba było zarządzać udziałem gości w różnych częściach programu. W Attendu skonfigurowano 17 własnych stref, powiązanych na przykład z aktywnościami sportowymi, warsztatami czy transportem. Całe wydarzenie obejmowało 38 bloków programowych rozłożonych na kilka dni i miejsc.

Goście mogli też korzystać z aplikacji dla uczestników, w której mieli pod ręką program, poszczególne miejsca wydarzenia i aktualne informacje.

Komunikacja w trakcie wydarzenia

Przy bardziej złożonych wydarzeniach Attendu służyło też jako kanał komunikacji między zespołem organizacyjnym a gośćmi. Podczas konwencji firmowej agencja Jandl wysyłała aktualności w formie powiadomień push i umożliwiła gościom zadawanie pytań przez aplikację dla uczestników. Dzięki temu zespół organizacyjny nie musiał przekazywać wszystkich informacji indywidualnie, a goście mieli ważne informacje pod ręką w trakcie wydarzenia.

Po wydarzeniu: dane do podsumowania i kolejnej edycji

Po zakończeniu wydarzenia agencja Jandl miała do dyspozycji dane o rejestracjach, udziale, korzystaniu z aplikacji i poszczególnych aktywnościach. Przy dużej konferencji wykorzystała też szczegółową ankietę z prośbą o opinię, dotyczącą zarówno poszczególnych prelekcji, jak i całej organizacji. Dane posłużyły nie tylko do podsumowania minionego wydarzenia, ale też jako podstawa do planowania jego kolejnej edycji.

Jeden system dla różnych typów wydarzeń

Turniej sportowy, konwencja firmowa i duża konferencja branżowa znacznie się od siebie różnią. Mimo to miały wspólną podstawę: potrzebę pełnego przeglądu gości, szybkiego reagowania na zmiany i zadbania o to, by rejestracja i sam przebieg wydarzenia odbyły się bez komplikacji. Dlatego dla agencji Jandl liczyła się przede wszystkim elastyczność Attendu.

Od rejestracji, przez komunikację i check-in, aż po podsumowanie: Attendu pomogło agencji Jandl prowadzić różne typy wydarzeń z jednego miejsca.