FIRVIK 2026: hoe Penta met Attendu een driedaags evenement in het buitenland leidde

Penta Investments organiseerde FIRVIK 2026, een driedaags bedrijfsevenement dat van 12 tot en met 14 juni 2026 plaatsvond in het resort Mandarin Oriental in Costa Navarino, Griekenland. De gasten kwamen uit Tsjechië, Slowakije, Polen en Cyprus, dus alle communicatie verliep tegelijk in het Tsjechisch, het Slowaaks en het Engels. Attendu bracht de uitnodigingen, de registratiepagina, de app en de check-in samen in één overzichtelijke oplossing.

Voorbereiding

Penta beheerde de hele communicatiecyclus in Attendu. Eerst ging de officiële Save the Date de deur uit, daarna volgde een complete registratiepagina met alle praktische informatie. Het registratieformulier bevatte 17 eigen velden, waardoor het organisatieteam de nodige gegevens al vóór vertrek binnen had.

Gasten kozen een ochtendactiviteit en gaven aan of ze meegingen op de gezamenlijke boottocht met dj, barbecue en zwemmen. Daarnaast vulden ze voor de transfers het type en het nummer van hun reisdocument in, hun kamervoorkeur en, voor de coördinatie van de vluchten, het aantal in te checken bagagestukken. Zo bracht Attendu de programmakeuzes en de logistieke gegevens samen op één plek.

Tijdens het evenement: alle informatie bij de hand

Tijdens FIRVIK 2026 was de Attendu-app het belangrijkste communicatiekanaal. Gasten vonden er het programma, logistieke informatie, contactgegevens en de laatste mededelingen. Zo kon Penta belangrijke informatie aan alle drie taalgroepen doorgeven, rechtstreeks in een omgeving die de deelnemers altijd bij de hand hadden.

De check-in ter plaatse werkte met afzonderlijke zones voor de verschillende onderdelen van het programma en de logistiek. Zo had het organisatieteam doorlopend zicht op de aanwezigheid en kon het op één plek werken met de informatie die eerder bij de registratie was verzameld.

Resultaten: de app werd onderdeel van elke dag

Aan de enquête achteraf namen 62 respondenten deel. Van hen gebruikte 66,1% de app minstens één keer per dag en 88,7% minstens af en toe. Slechts 11,3% gaf aan de app nauwelijks of helemaal niet te hebben gebruikt. De resultaten bevestigden dat de app een echt gebruikte informatiebron was geworden en niet alleen een extraatje vóór vertrek.

Attendu begeleidde Penta door de hele cyclus van het evenement, van de eerste Save the Date via de registratiepagina en het verzamelen van gedetailleerde gegevens tot de dagelijkse communicatie en de check-in ter plaatse. Zo kreeg FIRVIK 2026 één gemeenschappelijke basis voor de gasten en het organisatieteam, in drie talen en vier landen.