Hoe het bureau Jandl Attendu gebruikt voor de organisatie van allerlei soorten klantevenementen

Het bureau Jandl organiseert een breed scala aan bedrijfsevenementen: van sport- en ontspanningsevenementen via meerdaagse bedrijfsconventies tot grote vakconferenties. Elk type evenement vroeg daarom om een andere aanpak voor gasten, registraties, het programma en de organisatie ter plaatse.

Met Attendu kon het bureau Jandl al deze processen in één systeem beheren en de instellingen afstemmen op elk afzonderlijk evenement.

Voorbereiding: verschillende evenementen, verschillende scenario's

Bij elk evenement moest het organisatieteam met andere gegevens en een anders ingericht registratieproces werken.

Bij het sportevenement gaven gasten bij de registratie bijvoorbeeld aan of ze deelnamen als gast, speler of reservespeler. De registratie omvatte ook de keuze van wellnessbehandelingen in specifieke tijdslots en de mogelijkheid om een medespeler aan te melden.

Bij de bedrijfsconventie ging het daarentegen om veel meer informatie: van overnachtingen en dieetwensen via kledingmaten tot de keuze van sportactiviteiten of een kamergenoot.

“Omdat we verschillende soorten evenementen organiseren, moeten we gasten vaak indelen in groepen, activiteiten of afzonderlijke zones. In Attendu kunnen we zo'n indeling eenvoudig instellen, zonder onnodige administratie.”

Een overzichtelijke gastendatabase

De basis van de voorbereiding van elk evenement was voor het bureau Jandl een actueel overzicht van de gasten. In Attendu stemde het bureau de database af op het specifieke evenement en vulde het die aan met eigen gegevens. Zo had het organisatieteam informatie over aanwezigheid, activiteiten, overnachtingen en andere details op één plek en kon het die voortdurend bijwerken.

Informatie per type gast

Niet alle groepen gasten hoefden dezelfde informatie te zien. Een partner, spreker, medewerker of gewone deelnemer kon een eigen programma hebben en toegang tot andere onderdelen van het evenement. Daarom gebruikte het bureau Jandl Attendu ook om registratiepagina's en e-mailcommunicatie te personaliseren.

Verloop van het evenement: van registratie tot check-in

Het bureau Jandl gebruikte Attendu ook ter plaatse. Bij de registratie kon het organisatieteam binnen enkele seconden een deelnemer opzoeken, diens gegevens controleren en een badge of een label met QR-code printen. Daarnaast kon het systeem controleren of gasten toegang hadden tot bepaalde zones of activiteiten.

Organisatie van het programma en de zones

Bij de meerdaagse bedrijfsconventie moest de deelname van gasten aan verschillende programmaonderdelen worden beheerd. In Attendu werden 17 eigen zones ingesteld, gekoppeld aan bijvoorbeeld sportactiviteiten, workshops of vervoer. Het hele evenement telde 38 programmablokken, verdeeld over meerdere dagen en locaties.

Gasten konden daarnaast de deelnemersapp gebruiken, met daarin het programma, de verschillende locaties en actuele informatie.

Communicatie tijdens het evenement

Bij complexere evenementen diende Attendu ook als communicatiekanaal tussen het organisatieteam en de gasten. Op de bedrijfsconventie verstuurde het bureau Jandl nieuws via pushmeldingen en konden gasten vragen stellen via de deelnemersapp. Daardoor hoefde het organisatieteam niet alle informatie individueel af te handelen en hadden gasten belangrijke informatie tijdens het evenement direct bij de hand.

Na het evenement: gegevens voor de evaluatie en de volgende editie

Na afloop van het evenement beschikte het bureau Jandl over de gegevens van registraties, aanwezigheid, appgebruik en de afzonderlijke activiteiten. Bij de grote conferentie gebruikte het bureau ook een uitgebreide feedbackvragenlijst over de afzonderlijke lezingen en de organisatie als geheel. De gegevens dienden niet alleen om het afgelopen evenement te evalueren, maar ook als basis voor de planning van de volgende editie.

Eén systeem voor verschillende soorten evenementen

Een sporttoernooi, een bedrijfsconventie en een grote vakconferentie verschillen sterk van elkaar. Toch hadden ze een gemeenschappelijke basis: de behoefte om overzicht te houden over de gasten, snel op wijzigingen te reageren en ervoor te zorgen dat zowel de registratie als het evenement zelf zonder problemen verliepen. Voor het bureau Jandl was daarom vooral de flexibiliteit van Attendu belangrijk.

Van registratie via communicatie en check-in tot de evaluatie: Attendu hielp het bureau Jandl om verschillende soorten evenementen vanuit één plek te beheren.