Hoe Metrostav tientallen evenementen per jaar organiseert

Van golftoernooien voor het goede doel via paardenrennen tot kerstfeesten of interne bijeenkomsten voor medewerkers. Metrostav organiseert jaarlijks tientallen evenementen voor uiteenlopende doelgroepen: van evenementen in kleine kring tot evenementen met 1.000 gasten.

Ze nodigen medewerkers, zakenpartners en VIP-gasten uit en gebruiken Attendu sinds 2019. Juist daarom hebben ze een oplossing nodig die hen helpt het hele organisatieproces snel, overzichtelijk en zonder onnodige administratie af te handelen.

Vóór het evenement: uitnodigingen zonder Outlook en bcc

Als u tientallen evenementen per jaar organiseert, telt elk uur dat u bespaart. En alles begint met de uitnodigingen. Er moet een ontwerp worden gemaakt, er moet een Save the Date of meteen een uitnodiging de deur uit, de reacties moeten worden bijgehouden en wie nog niet heeft gereageerd, krijgt een herinnering. In Attendu hebben ze daarvoor geplande herinneringen, een overzichtelijke structuur van de reacties en gerichte mailings, zodat ze niets daarvan handmatig in Outlook hoeven bij te houden.

“Dankzij Attendu is er geen chaos in ons uitnodigingsproces. We kunnen ons niet voorstellen dat we het via Outlook met iedereen in bcc zouden doen, antwoorden in e-mails zouden zoeken of bevestigingen en afmeldingen met de hand zouden bijhouden.”

Bij Metrostav stellen ze de registratiepagina, de uitnodigingen en de overige communicatie zelf samen in Attendu, binnen enkele minuten. Daarvoor hebben ze geen IT-specialist of programmeur nodig. Afhankelijk van het type evenement regelen ze bovendien introducés, VIP-gasten, kindermenu's, de kamerindeling of een beperkte capaciteit.

Tijdens het evenement: overzicht van wie er al is

Vlak voor het evenement sturen ze gasten een herinnering of een ticket. Ter plaatse gebruikt Metrostav de check-in-app. Gasten worden ingecheckt via een QR-code of op naam, en het team ziet meteen wie er is en wie niet.

Dat is vooral belangrijk bij evenementen voor zakenpartners of VIP-gasten, waar u wilt weten wie er al aanwezig is.

Na het evenement: een bedankbericht en overzicht van de opkomst

Na afloop sturen ze de gasten een bedankbericht, en in de rapportage hebben ze een exact overzicht van de registraties en van wie er daadwerkelijk is gekomen.

Het resultaat: minder handwerk, meer overzicht

Attendu bespaart het team van Metrostav bij elk evenement tijd. Uitnodigingen, herinneringen en reacties van gasten staan op één plek, ze communiceren eenvoudig met verschillende groepen gasten en weten precies wie zich heeft geregistreerd en wie uiteindelijk is gekomen.

Het uitnodigingsproces is een van de dingen die ze nooit meer handmatig zouden willen doen. E-mails versturen, reacties bijhouden of de gastenadministratie bijwerken is volgens hen precies het werk dat software tegenwoordig hoort te doen. Ze zouden Attendu aan anderen aanbevelen, omdat het veel tijd en werk bespaart en het resultaat veel gebruiksvriendelijker en professioneler is dan wanneer alles met de hand gebeurt.