Opening Party van het GT SPORTS Performance Center
GT Sports organiseerde de feestelijke opening van de gloednieuwe ruimtes van zijn Performance Center. Gasten konden unieke auto's en een modern uitgeruste werkplaats bekijken en genieten van een avond in een aangename sfeer. Al vanaf het begin van de voorbereidingen was duidelijk dat de sleutel tot succes lag in het beheersen van de complexe communicatie met de gasten. GT Sports zocht daarom een oplossing waarmee ze snel konden opzetten en aanpassen en het hele proces stevig in handen konden houden, zonder bureau of ingewikkelde opleiding.
Interessante cijfers
- Aantal uitgenodigde gasten
- 240
- Ingecheckt met QR-code
- 77%
- iPads gebruikt voor check-in
- 3
Voorbereiding
Voor GT Sports was het een bijzondere avond waarop elk detail telde. Het evenement vond plaats net buiten Praag, met meerdere plekken om te parkeren. Elk parkeerterrein had een beperkt aantal te reserveren plaatsen en het formulier van Attendu bewaakte de capaciteit, zodat de parkeerterreinen niet overvol raakten en alles vlot verliep.
Hoe GT Sports met de gasten communiceerde:
- gepersonaliseerde uitnodigingen waarmee gasten hun deelname konden bevestigen, een introducé konden aanmelden en een parkeerplaats konden reserveren
- registratiepagina's in de huisstijl van GT Sports, met praktische informatie en tips
- uiteraard de automatische verzending van het QR-ticket naar bevestigde gasten
- een herinneringsmail met alle belangrijke details, verstuurd op de dag vóór het evenement
Verloop
Bij de ingang van het centrum werden de gasten verwelkomd door hostesses met de check-in-app. De meeste genodigden kwamen met een QR-ticket, dat binnen een seconde werd gescand. De anderen werden zonder problemen op naam teruggevonden in de slimme gastenlijst.
“Voor ons was het essentieel dat de ontvangst van de gasten vlot en snel verliep. We wilden niet dat gasten in de rij moesten staan of dat hun namen op uitgeprinte lijsten moesten worden opgezocht”, aldus Karel Neffe, organisator van het evenement.
Na afloop
Een paar dagen na het evenement verstuurde de klant een bedankmail met links naar twee professionele fotogalerijen en de mogelijkheid om kort feedback te geven. Zo sloot de communicatie het hele evenement elegant af.
