Come Metrostav organizza decine di eventi all'anno

Dai tornei di golf di beneficenza alle corse ippiche, fino alle feste di Natale o agli incontri interni tra dipendenti. Nel corso dell'anno Metrostav organizza decine di eventi per diversi gruppi di destinatari, da piccoli eventi riservati a eventi con 1.000 ospiti.

Invitano dipendenti, partner commerciali e ospiti VIP, e usano Attendu dal 2019. Proprio per questo hanno bisogno di una soluzione che li aiuti a gestire l'intero processo organizzativo in modo rapido, chiaro e senza burocrazia inutile.

Prima dell'evento: inviti senza Outlook né copie nascoste

Quando si organizzano decine di eventi all'anno, ogni ora risparmiata conta. E tutto inizia dagli inviti. Bisogna preparare la grafica, inviare un Save the Date o direttamente gli inviti, seguire le risposte e sollecitare chi non ha ancora risposto. In Attendu hanno a disposizione promemoria programmati, una struttura chiara delle risposte e invii mirati, così non devono controllare nulla di tutto questo a mano in Outlook.

“Grazie ad Attendu nel processo di invito non c'è alcun caos. Non riusciamo a immaginare di farlo tramite Outlook con le copie nascoste, cercare le risposte nelle e-mail o registrare a mano chi ha confermato o rifiutato la partecipazione.”

In Metrostav preparano da soli la pagina di registrazione, gli inviti e il resto della comunicazione direttamente in Attendu, in pochi minuti. Non hanno bisogno di uno specialista IT né di un programmatore. A seconda del tipo di evento gestiscono inoltre accompagnatori, ospiti VIP, menu per bambini, assegnazione delle camere o capienza limitata.

Durante l'evento: sapere chi è già arrivato

Poco prima dell'evento inviano agli ospiti un promemoria o il biglietto. Sul posto Metrostav usa poi l'app di check-in. Gli ospiti vengono accreditati tramite codice QR o per nome, e il team vede subito chi è arrivato e chi no.

È importante soprattutto negli eventi per partner commerciali o ospiti VIP, quando si vuole sapere chi è già presente.

Dopo l'evento: ringraziamenti e panoramica delle presenze

Al termine dell'evento inviano agli ospiti un ringraziamento e nella reportistica hanno un quadro preciso delle registrazioni e di chi è effettivamente arrivato.

Risultato: meno lavoro manuale, più visione d'insieme

Attendu fa risparmiare tempo al team di Metrostav in ogni evento. Hanno inviti, promemoria e risposte degli ospiti in un unico posto, comunicano facilmente con i diversi gruppi di ospiti e sanno esattamente chi si è registrato e chi alla fine si è presentato.

Il processo di invito è una delle cose che non vorrebbero mai più fare manualmente. Inviare e-mail, seguire le risposte o tenere aggiornata la lista degli invitati è, secondo loro, esattamente il lavoro che oggi dovrebbe fare un software. Consiglierebbero Attendu ad altri perché fa risparmiare molto tempo e lavoro, e il risultato è molto più comodo per gli utenti e più professionale rispetto a fare tutto a mano.