Come l'agenzia Jandl usa Attendu per organizzare diversi tipi di eventi per i clienti

L'agenzia Jandl organizza un'ampia gamma di eventi aziendali: da giornate sportive e di relax a convention aziendali di più giorni, fino a grandi conferenze di settore. Ogni tipo di evento richiedeva quindi un modo diverso di lavorare con gli ospiti, le registrazioni, il programma e l'organizzazione sul posto.

Attendu ha permesso all'agenzia Jandl di gestire tutti questi processi in un unico sistema e di adattare la configurazione a ogni singolo evento.

Preparazione: eventi diversi, scenari diversi

Per ogni evento il team organizzativo doveva lavorare con dati diversi e con un processo di registrazione configurato in modo diverso.

All'evento sportivo, per esempio, gli ospiti indicavano in fase di registrazione se partecipavano come ospite, giocatore o riserva. La registrazione comprendeva anche la scelta dei trattamenti wellness in fasce orarie specifiche e la possibilità di iscrivere il proprio compagno di gioco.

Per la convention aziendale, invece, era necessario gestire una quantità di informazioni molto più ampia: dall'alloggio e dalle esigenze alimentari alla taglia dell'abbigliamento, fino alla scelta delle attività sportive o del compagno di stanza.

“Poiché organizziamo diversi tipi di eventi, spesso dobbiamo suddividere gli ospiti in gruppi, attività o zone separate. In Attendu possiamo impostare questa suddivisione in modo semplice e senza burocrazia inutile.”

Un database degli ospiti chiaro e ordinato

Per l'agenzia Jandl, la base della preparazione di ogni evento era una visione aggiornata degli ospiti. In Attendu ha adattato il database al singolo evento e lo ha completato con dati propri. Il team organizzativo aveva così in un unico posto le informazioni su partecipazione, attività, alloggio e altri dettagli, e poteva aggiornarle man mano.

Informazioni in base al tipo di ospite

I singoli gruppi di ospiti non dovevano necessariamente vedere le stesse informazioni. Un partner, un relatore, un dipendente o un normale partecipante potevano avere un programma diverso e un accesso differente alle varie parti dell'evento. Per questo l'agenzia Jandl ha usato Attendu anche per personalizzare le pagine di registrazione e la comunicazione via e-mail.

Svolgimento dell'evento: dalla registrazione al check-in

L'agenzia Jandl ha usato Attendu anche direttamente sul posto. Alla registrazione il team organizzativo riusciva in pochi secondi a trovare un partecipante, verificarne i dati e stampare un badge o un'etichetta con codice QR. Il sistema permetteva inoltre di controllare se gli ospiti erano autorizzati ad accedere alle singole zone o attività.

Organizzazione del programma e delle singole zone

Per la convention aziendale di più giorni era necessario gestire la partecipazione degli ospiti alle diverse parti del programma. In Attendu sono state configurate 17 zone personalizzate, collegate per esempio ad attività sportive, workshop o trasporti. L'intero evento contava 38 blocchi di programma distribuiti su più giorni e luoghi.

Gli ospiti potevano inoltre usare l'app per i partecipanti, in cui trovavano il programma, i singoli luoghi dell'evento e le informazioni aggiornate.

Comunicazione durante l'evento

Negli eventi più complessi Attendu è servito anche come canale di comunicazione tra il team organizzativo e gli ospiti. Alla convention aziendale l'agenzia Jandl ha inviato aggiornamenti tramite notifiche push e ha permesso agli ospiti di porre domande attraverso l'app per i partecipanti. Così il team organizzativo non ha dovuto gestire ogni informazione individualmente e gli ospiti avevano le informazioni importanti a portata di mano durante l'evento.

Dopo l'evento: dati per la valutazione e per la prossima edizione

Al termine dell'evento l'agenzia Jandl disponeva dei dati su registrazioni, partecipazione, utilizzo dell'app e singole attività. Per la grande conferenza ha usato anche un questionario di feedback dettagliato, incentrato sui singoli interventi e sull'organizzazione nel suo complesso. I dati sono serviti non solo a valutare l'evento appena concluso, ma anche come base per pianificarne la prossima edizione.

Un unico sistema per diversi tipi di eventi

Un torneo sportivo, una convention aziendale e una grande conferenza di settore sono molto diversi tra loro. Avevano però una base comune: la necessità di avere una visione chiara degli ospiti, di reagire rapidamente ai cambiamenti e di garantire che la registrazione e lo svolgimento dell'evento procedessero senza intoppi. Per l'agenzia Jandl era quindi importante soprattutto la flessibilità di Attendu.

Dalla registrazione alla comunicazione e al check-in, fino alla valutazione: Attendu ha aiutato l'agenzia Jandl a gestire diversi tipi di eventi da un unico posto.