Opening Party del Performance Center di GT SPORTS
GT Sports ha organizzato l'inaugurazione dei nuovissimi spazi del suo Performance Center. Gli ospiti hanno potuto ammirare automobili uniche e un'officina dotata di attrezzature moderne, e godersi una serata in un'atmosfera piacevole. Fin dall'inizio dei preparativi era chiaro che la chiave del successo sarebbe stata gestire una comunicazione complessa con gli ospiti. GT Sports cercava quindi una soluzione che permettesse di creare e modificare rapidamente i contenuti e di tenere saldamente in mano l'intero processo, senza bisogno di un'agenzia o di una formazione complicata.
Dati interessanti
- Numero di ospiti invitati
- 240
- Accreditati con codice QR
- 77%
- iPad usati per il check-in
- 3
Preparazione
Per GT Sports si trattava di una serata eccezionale, in cui contava ogni dettaglio. L'evento si è svolto poco fuori Praga, con diverse aree di parcheggio. Ogni parcheggio aveva un numero limitato di posti prenotabili e il modulo di Attendu monitorava la capienza, così nessun parcheggio è stato sovraffollato e tutto è filato liscio.
Come GT Sports ha comunicato con gli ospiti:
- hanno inviato inviti personalizzati con la possibilità di confermare la propria partecipazione e quella di un accompagnatore e di prenotare un posto auto
- hanno creato pagine di registrazione con il branding di GT Sports, complete di informazioni pratiche e consigli
- ovviamente non è mancato l'invio automatico del biglietto QR agli ospiti confermati
- il giorno prima dell'evento è stata inviata un'e-mail di promemoria con tutti i dettagli importanti
Svolgimento
All'ingresso del centro gli ospiti sono stati accolti dalle hostess con l'app di check-in. La maggior parte degli ospiti è arrivata con il biglietto QR, scansionato in un secondo. Gli altri sono stati trovati senza problemi per nome nella lista intelligente degli invitati.
“Per noi era fondamentale che l'accredito degli ospiti fosse rapido e senza intoppi. Non volevamo che gli ospiti facessero la fila o che i loro nomi venissero cercati su fogli stampati”, ha dichiarato l'organizzatore dell'evento Karel Neffe.
Dopo l'evento
Alcuni giorni dopo la fine dell'evento, il cliente ha inviato un'e-mail di ringraziamento con i link a due gallerie fotografiche professionali e la possibilità di lasciare un breve feedback. Questa comunicazione ha chiuso con eleganza l'intero evento.
