FIRVIK 2026 : comment Penta a piloté un événement de trois jours à l'étranger avec Attendu

Penta Investments a organisé FIRVIK 2026, un événement d'entreprise de trois jours qui s'est tenu du 12 au 14 juin 2026 au resort Mandarin Oriental de Costa Navarino, en Grèce. Les invités venaient de République tchèque, de Slovaquie, de Pologne et de Chypre, c'est pourquoi toute la communication se déroulait simultanément en tchèque, en slovaque et en anglais. Attendu a réuni les invitations, la page d'inscription, l'application et le check-in en une seule solution claire.

Préparation

Penta a mené tout le cycle de communication dans Attendu. Elle a d'abord envoyé le Save the Date officiel, puis lancé une page d'inscription complète avec toutes les informations pratiques. Le formulaire d'inscription comportait 17 champs personnalisés, grâce auxquels l'équipe d'organisation a obtenu les données nécessaires avant même le départ.

Les invités choisissaient une activité matinale et indiquaient s'ils participaient à la croisière commune en bateau avec DJ, barbecue et baignade. Ils renseignaient aussi le type et le numéro de leur document de voyage pour l'organisation des transferts, leur préférence de chambre et le nombre de bagages enregistrés pour la coordination des vols. Attendu a ainsi centralisé les choix de programme et les données logistiques en un seul endroit.

Pendant l'événement : toutes les informations à portée de main

Pendant FIRVIK 2026, l'application Attendu a servi de principal canal de communication. Les invités y trouvaient le programme, les informations logistiques, les contacts et les dernières annonces. Penta pouvait ainsi transmettre les informations importantes aux trois groupes linguistiques directement dans un environnement que les participants avaient toujours sous la main.

Le check-in sur place fonctionnait avec des zones distinctes selon les différentes parties du programme et de la logistique. L'équipe d'organisation suivait ainsi la participation en continu et pouvait exploiter, en un seul endroit, les informations recueillies lors de l'inscription.

Résultats : l'application est devenue partie intégrante de chaque journée

L'enquête de suivi a réuni 62 répondants. 66,1 % d'entre eux ont utilisé l'application au moins une fois par jour, et 88,7 % au moins occasionnellement. Seuls 11,3 % ont indiqué l'avoir très peu ou pas du tout utilisée. Les résultats ont confirmé que l'application était devenue une source d'information réellement utilisée, et pas un simple complément avant le départ.

Attendu a accompagné Penta tout au long du cycle de l'événement, du premier Save the Date à la page d'inscription et à la collecte de données détaillées, jusqu'à la communication quotidienne et au check-in sur place. FIRVIK 2026 a ainsi disposé d'un socle commun pour les invités comme pour l'équipe d'organisation, en trois langues et dans quatre pays.