Comment l'agence Jandl utilise Attendu pour organiser différents types d'événements clients

L'agence Jandl organise un large éventail d'événements d'entreprise : des événements sportifs et de détente aux grandes conférences sectorielles, en passant par des conventions d'entreprise de plusieurs jours. Chaque type d'événement exigeait donc une manière différente de travailler avec les invités, les inscriptions, le programme et l'organisation sur place.

Attendu a permis à l'agence Jandl de gérer tous ces processus dans un seul système et d'adapter la configuration à chaque événement.

Préparation : différents événements, différents scénarios

Pour chaque événement, l'équipe d'organisation devait travailler avec d'autres données et un processus d'inscription configuré différemment.

Lors de l'événement sportif, par exemple, les invités indiquaient à l'inscription s'ils participaient en tant qu'invité, joueur ou remplaçant. L'inscription comprenait aussi le choix de soins bien-être sur des créneaux horaires précis et la possibilité d'inscrire son partenaire de jeu.

Pour la convention d'entreprise, il fallait au contraire traiter un volume d'informations bien plus large : de l'hébergement et des restrictions alimentaires jusqu'au choix des activités sportives ou de la personne avec qui partager sa chambre, en passant par les tailles de vêtements.

« Comme nous organisons différents types d'événements, nous devons souvent répartir les invités en groupes, en activités ou en zones distinctes. Dans Attendu, nous pouvons configurer cette répartition facilement et sans charge administrative inutile. »

Une base d'invités claire et lisible

Pour l'agence Jandl, la préparation de chaque événement reposait sur une vue à jour des invités. Dans Attendu, elle a adapté la base de données à chaque événement et l'a complétée avec ses propres champs. L'équipe d'organisation disposait ainsi au même endroit des informations sur la participation, les activités, l'hébergement et d'autres détails, et pouvait les mettre à jour au fil de l'eau.

Des informations selon le type d'invité

Les différents groupes d'invités n'avaient pas besoin de voir les mêmes informations. Un partenaire, un intervenant, un salarié ou un participant classique pouvaient avoir leur propre programme et un accès distinct aux diverses parties de l'événement. L'agence Jandl a donc aussi utilisé Attendu pour personnaliser les pages d'inscription et la communication par e-mail.

Pendant l'événement : de l'inscription au check-in

L'agence Jandl a également utilisé Attendu directement sur place. À l'accueil, l'équipe d'organisation pouvait retrouver un participant en quelques secondes, vérifier ses informations et imprimer un badge nominatif ou une étiquette avec QR code. Le système permettait aussi de contrôler si les invités avaient le droit d'accéder à telle zone ou à telle activité.

Organisation du programme et des différentes zones

Pour la convention d'entreprise de plusieurs jours, il fallait gérer la participation des invités aux différentes parties du programme. Dans Attendu, 17 zones personnalisées ont été configurées, liées par exemple aux activités sportives, aux ateliers ou au transport. L'ensemble de l'événement comptait 38 blocs de programme répartis sur plusieurs jours et plusieurs lieux.

Les invités pouvaient en outre utiliser l'application participants, qui leur donnait accès au programme, aux différents lieux de l'événement et aux informations actualisées.

Communiquer en direct pendant l'événement

Lors des événements plus complexes, Attendu servait aussi de canal de communication entre l'équipe d'organisation et les invités. Pour la convention d'entreprise, l'agence Jandl a également envoyé des actualités par notifications push et a permis aux invités de poser leurs questions via l'application participants. L'équipe d'organisation n'avait ainsi pas à traiter chaque information individuellement, et les invités avaient accès aux informations importantes directement pendant l'événement.

Après l'événement : des données pour le bilan et la prochaine édition

À l'issue de l'événement, l'agence Jandl disposait des données sur les inscriptions, la participation, l'utilisation de l'application et les différentes activités. Pour la grande conférence, elle a aussi utilisé un questionnaire de satisfaction détaillé, portant à la fois sur chaque intervention et sur l'organisation dans son ensemble. Les données ont servi non seulement à évaluer l'événement passé, mais aussi de base pour planifier sa prochaine édition.

Un seul système pour différents types d'événements

Un tournoi sportif, une convention d'entreprise et une grande conférence sectorielle sont très différents les uns des autres. Ils avaient pourtant un socle commun : le besoin d'avoir une vue d'ensemble des invités, de réagir rapidement aux changements et de garantir que l'inscription comme le déroulement de l'événement se passent sans accroc. Pour l'agence Jandl, c'est donc avant tout la flexibilité d'Attendu qui comptait.

De l'inscription au bilan, en passant par la communication et le check-in : Attendu a aidé l'agence Jandl à piloter différents types d'événements depuis un seul endroit.