Comment Metrostav organise des dizaines d'événements par an

Des tournois de golf caritatifs aux fêtes de Noël et aux rencontres internes entre salariés, en passant par les courses hippiques. Au cours de l'année, Metrostav organise des dizaines d'événements pour différents publics, des événements en petit comité jusqu'à ceux qui réunissent 1 000 invités.

Ils invitent des salariés, des partenaires commerciaux et des invités VIP, et utilisent Attendu depuis 2019. C'est précisément pour cela qu'ils ont besoin d'une solution qui les aide à gérer tout le processus d'organisation rapidement, clairement et sans charge administrative inutile.

Avant l'événement : des invitations sans Outlook ni copie cachée

Quand vous organisez des dizaines d'événements par an, chaque heure gagnée compte. Et tout commence par les invitations. Il faut préparer les visuels, envoyer un Save the Date ou directement les invitations, suivre les réponses et relancer les personnes qui n'ont pas encore répondu. Dans Attendu, ils disposent pour cela de rappels programmés, d'une structure claire des réponses et d'envois ciblés, si bien qu'ils n'ont rien à surveiller à la main dans Outlook.

« Grâce à Attendu, notre processus d'invitation se déroule sans aucun chaos. Nous n'imaginons pas le faire via Outlook en copie cachée, chercher les réponses dans les e-mails ou consigner à la main les confirmations et les refus de participation. »

Chez Metrostav, l'équipe prépare elle-même la page d'inscription, les invitations et le reste de la communication directement dans Attendu, en quelques minutes. Elle n'a besoin ni d'un spécialiste informatique ni d'un développeur. Selon le type d'événement, elle gère aussi les accompagnateurs, les invités VIP, les menus enfants, la répartition des chambres ou une capacité limitée.

Pendant l'événement : savoir qui est déjà arrivé

Juste avant l'événement, ils envoient aux invités un rappel ou leur billet. Sur place, Metrostav utilise l'application de check-in. L'équipe enregistre l'arrivée des invités par QR code ou par leur nom, et voit immédiatement qui est arrivé et qui ne l'est pas.

C'est particulièrement important pour les événements destinés aux partenaires commerciaux ou aux invités VIP, lorsque vous voulez savoir qui est déjà présent.

Après l'événement : remerciements et bilan des présences

Une fois l'événement terminé, ils envoient des remerciements aux invités et disposent, dans le reporting, d'une vue précise des inscriptions et des personnes réellement venues.

Résultat : moins de travail manuel, plus de visibilité

Attendu fait gagner du temps à l'équipe de Metrostav sur chaque événement. Invitations, rappels et réponses des invités sont réunis au même endroit, l'équipe communique facilement avec les différents groupes d'invités et sait exactement qui s'est inscrit et qui est finalement venu.

Le processus d'invitation fait partie des choses qu'ils ne voudraient plus jamais faire manuellement. Envoyer des e-mails, suivre les réponses ou tenir le registre des invités, c'est selon eux exactement le travail qu'un logiciel doit faire aujourd'hui. Ils recommanderaient Attendu parce qu'il fait gagner beaucoup de temps et de travail, et que le résultat est bien plus confortable pour l'utilisateur et plus professionnel que lorsque tout se fait à la main.