Opening Party du GT SPORTS Performance Center
GT Sports a organisé l'inauguration des tout nouveaux locaux de son Performance Center. Les invités ont pu découvrir des voitures uniques et un atelier à l'équipement moderne, et profiter d'une soirée dans une atmosphère agréable. Dès le début des préparatifs, il était clair que la clé du succès serait de maîtriser une communication complexe avec les invités. GT Sports cherchait donc une solution lui permettant de créer et de modifier rapidement, tout en gardant le contrôle de l'ensemble du processus, sans agence ni formation compliquée.
Chiffres clés
- Nombre d'invités
- 240
- Accueillis via QR code
- 77 %
- iPad utilisés pour le check-in
- 3
Préparation
Pour GT Sports, c'était une soirée exceptionnelle où chaque détail comptait. L'événement avait lieu tout près de Prague, avec plusieurs parkings. Chaque parking disposait d'un nombre limité de places à réserver, et le formulaire Attendu surveillait la capacité pour éviter la saturation des parkings et garantir un déroulement sans accroc.
Comment GT Sports a communiqué avec les invités :
- envoi d'invitations personnalisées permettant de confirmer sa présence et celle d'un accompagnateur, et de réserver une place de parking
- création de pages d'inscription aux couleurs de GT Sports, avec des informations pratiques et des conseils
- bien entendu, envoi automatique du billet QR aux invités confirmés
- la veille de l'événement, envoi d'un e-mail de rappel avec tous les détails importants
Déroulement
À l'entrée du centre, les invités ont été accueillis par des hôtesses munies de l'application de check-in. La plupart sont arrivés avec leur billet QR, scanné en une seconde. Les autres ont été retrouvés sans difficulté par leur nom dans la liste des invités intelligente.
« Il était essentiel pour nous que l'accueil se déroule rapidement et sans accroc. Nous ne voulions pas que les invités fassent la queue ni que l'on cherche leur nom sur des listes imprimées », a déclaré Karel Neffe, organisateur de l'événement.
Après l'événement
Quelques jours après l'événement, le client a envoyé un e-mail de remerciement avec des liens vers deux galeries photo professionnelles et la possibilité de donner un bref retour. Cette communication a ainsi clôturé l'événement avec élégance.
