Cómo Metrostav organiza decenas de eventos al año
Desde torneos benéficos de golf, pasando por carreras de caballos, hasta fiestas de Navidad o encuentros internos de empleados. A lo largo del año, Metrostav organiza decenas de eventos para distintos públicos: desde encuentros reducidos hasta eventos con 1000 invitados.
Invitan a empleados, socios comerciales e invitados VIP, y utilizan Attendu desde 2019. Precisamente por eso necesitan una solución que les ayude a gestionar todo el proceso de organización de forma rápida, clara y sin papeleo innecesario.
Datos clave
- Eventos al año
- Decenas de eventos para socios comerciales y empleados
- Tamaño de los eventos
- De unos 50 a más de 1000 invitados
- Tipos de eventos
- Actos de colocación de primera piedra y de finalización de obras, conferencias, torneos de golf, carreras de caballos, fiestas de Navidad de las divisiones y encuentros corporativos
Antes del evento: invitaciones sin Outlook ni copias ocultas
Cuando se organizan decenas de eventos al año, cada hora ahorrada cuenta. Y todo empieza por las invitaciones. Hay que preparar el diseño gráfico, enviar el Save the Date o directamente las invitaciones, hacer un seguimiento de las respuestas y recordárselo a quienes aún no han contestado. En Attendu disponen para ello de recordatorios programados, una estructura clara de las respuestas y envíos segmentados, así que no tienen que controlar nada de eso a mano en Outlook.
“Gracias a Attendu, en nuestro proceso de invitaciones no hay caos. No nos imaginamos hacerlo por Outlook con copias ocultas, buscar las respuestas en los correos electrónicos o registrar a mano quién confirma o rechaza la asistencia.”
En Metrostav preparan ellos mismos la página de registro, las invitaciones y el resto de la comunicación directamente en Attendu, en pocos minutos. No necesitan para ello ningún informático ni programador. Además, según el tipo de evento, gestionan también acompañantes, invitados VIP, menús infantiles, la asignación de habitaciones o un aforo limitado.
Durante el evento: saber quién ha llegado ya
Justo antes del evento envían a los invitados un recordatorio o su entrada. Ya en el lugar, Metrostav utiliza la app de check-in. Acreditan a los invitados mediante código QR o por su nombre y ven al instante quién ha llegado y quién no.
Esto es especialmente importante en los eventos para socios comerciales o invitados VIP, en los que se quiere saber quién está ya en el evento.
Después del evento: agradecimiento y datos de asistencia
Al terminar el evento, envían un agradecimiento a los invitados y, en los informes, tienen una visión exacta de los registros y de quién asistió realmente.
Resultado: menos trabajo manual, más visibilidad
Attendu ahorra tiempo al equipo de Metrostav en cada evento. Tienen las invitaciones, los recordatorios y las respuestas de los invitados en un solo lugar, se comunican fácilmente con distintos grupos de invitados y saben exactamente quién se registró y quién acabó asistiendo.
El proceso de invitación es una de las cosas que nunca más querrían hacer a mano. Según ellos, enviar correos electrónicos, hacer el seguimiento de las respuestas o llevar el registro de los invitados es exactamente el trabajo que hoy debe hacer el software. Recomendarían Attendu a otros porque ahorra mucho tiempo y trabajo, y el resultado es mucho más cómodo para los usuarios y más profesional que cuando todo se hace a mano.
