Cómo la agencia Jandl utiliza Attendu para organizar distintos tipos de eventos para clientes

La agencia Jandl organiza una amplia variedad de eventos corporativos: desde eventos deportivos y de relax, pasando por convenciones corporativas de varios días, hasta grandes conferencias sectoriales. Por eso, cada tipo de evento requería una forma distinta de trabajar con los invitados, los registros, el programa y la organización in situ.

Attendu permitió a la agencia Jandl gestionar todos estos procesos en un solo sistema y adaptar la configuración a cada evento concreto.

Preparación: distintos eventos, distintos escenarios

En cada evento, el equipo organizador necesitaba trabajar con datos diferentes y con un proceso de registro configurado de otra manera.

En el evento deportivo, por ejemplo, los invitados indicaban al registrarse si asistían como invitado, jugador o suplente. El registro incluía también la elección de tratamientos de bienestar en franjas horarias concretas y la posibilidad de inscribir a su compañero de juego.

En la convención corporativa, en cambio, había que gestionar un volumen de información mucho mayor: desde el alojamiento y las restricciones alimentarias, pasando por la talla de ropa, hasta la elección de actividades deportivas o de compañero de habitación.

“Como organizamos distintos tipos de eventos, a menudo necesitamos dividir a los invitados en grupos, actividades o zonas independientes. En Attendu podemos configurar esa división de forma sencilla y sin papeleo innecesario.”

Una base de datos de invitados clara

Para la agencia Jandl, la base de la preparación de cada evento era tener una visión actualizada de los invitados. En Attendu adaptó la base de datos a cada evento concreto y la completó con sus propios campos. Así, el equipo organizador tenía en un solo lugar la información sobre la asistencia, las actividades, el alojamiento y otros detalles, y podía actualizarla sobre la marcha.

Información según el tipo de invitado

No todos los grupos de invitados tenían que ver la misma información. Un socio, un ponente, un empleado o un asistente general podían tener un programa distinto y un acceso diferente a cada parte del evento. Por eso, la agencia Jandl utilizó Attendu también para personalizar las páginas de registro y la comunicación por correo electrónico.

Durante el evento: del registro al check-in

La agencia Jandl utilizó Attendu también in situ. En el mostrador de registro, el equipo organizador podía buscar a un asistente en pocos segundos, verificar sus datos e imprimir una credencial o una etiqueta con código QR. Al mismo tiempo, el sistema permitía controlar si los invitados tenían permiso para acceder a cada zona o actividad.

Organización del programa y de cada zona

En la convención corporativa de varios días había que gestionar la asistencia de los invitados a distintas partes del programa. En Attendu se configuraron 17 zonas personalizadas, vinculadas, por ejemplo, a actividades deportivas, talleres o transporte. El evento completo contó con 38 bloques de programa repartidos en varios días y lugares.

Además, los invitados podían usar la app para asistentes, donde tenían a su disposición el programa, los distintos lugares de celebración y la información actualizada.

Comunicación durante el propio evento

En los eventos más complejos, Attendu sirvió también como canal de comunicación entre el equipo organizador y los invitados. En la convención corporativa, la agencia Jandl envió además novedades mediante notificaciones push y permitió a los invitados hacer preguntas a través de la app para asistentes. Así, el equipo organizador no tenía que gestionar toda la información de forma individual y los invitados disponían de la información importante durante el propio evento.

Después del evento: datos para la evaluación y la próxima edición

Al terminar el evento, la agencia Jandl disponía de datos sobre los registros, la asistencia, el uso de la app y cada una de las actividades. En la gran conferencia utilizó además un cuestionario de valoración detallado, centrado tanto en cada ponencia como en la organización general. Los datos sirvieron no solo para evaluar el evento ya celebrado, sino también como base para planificar su próxima edición.

Un solo sistema para distintos tipos de eventos

Un torneo deportivo, una convención corporativa y una gran conferencia sectorial son muy diferentes entre sí. Aun así, tenían una base común: la necesidad de tener una visión clara de los invitados, reaccionar rápidamente a los cambios y garantizar que tanto el registro como el propio evento se desarrollaran sin complicaciones. Por eso, para la agencia Jandl lo más importante fue la flexibilidad de Attendu.

Del registro a la evaluación, pasando por la comunicación y el check-in: Attendu ayudó a la agencia Jandl a gestionar distintos tipos de eventos desde un solo lugar.