Opening Party del GT SPORTS Performance Center
GT Sports organizó la inauguración de las flamantes instalaciones de su Performance Center. Los invitados pudieron ver automóviles únicos y un taller con equipamiento moderno, y disfrutar de una velada en un ambiente agradable. Desde el inicio de los preparativos estaba claro que la clave del éxito sería gestionar bien una comunicación compleja con los invitados. Por eso, GT Sports buscaba una solución que les permitiera crear y modificar todo con rapidez y tener el proceso completamente bajo control, sin necesidad de una agencia ni de una formación complicada.
Datos destacados
- Número de invitados
- 240
- Acreditados con código QR
- 77 %
- iPads usados para el check-in
- 3
Preparación
Para GT Sports se trataba de una velada excepcional en la que cada detalle contaba. El evento se celebró a las afueras de Praga, con varias zonas de aparcamiento. Cada aparcamiento tenía un número limitado de plazas para reservar, y el formulario de Attendu controlaba el aforo para evitar que se saturaran y que todo transcurriera sin contratiempos.
Cómo se comunicó GT Sports con los invitados:
- enviaron invitaciones personalizadas con la posibilidad de confirmar la asistencia y el acompañante, y de reservar una plaza de aparcamiento
- crearon páginas de registro con el branding de GT Sports, que incluían información práctica y consejos
- por supuesto, los invitados confirmados recibían automáticamente su entrada con código QR
- el día antes del evento se envió un correo electrónico de recordatorio con todos los detalles importantes
Desarrollo
A la entrada del centro, las azafatas recibieron a los invitados con la app de check-in. La mayoría llegó con su entrada QR, que escanearon en un segundo. Al resto se le localizó sin problemas por su nombre en la lista inteligente.
“Para nosotros era fundamental que el control de acceso fuera fluido y rápido. No queríamos que los invitados hicieran cola ni que hubiera que buscar sus nombres en hojas impresas”, explicó el organizador del evento, Karel Neffe.
Después del evento
Unos días después del evento, el cliente envió un correo electrónico de agradecimiento con enlaces a dos galerías de fotos profesionales y la posibilidad de dejar una breve valoración. Así, la comunicación cerró el evento con elegancia.
