Ako Metrostav organizuje desiatky podujatí ročne

Od charitatívnych golfových turnajov cez dostihy až po vianočné večierky alebo interné stretnutia zamestnancov. Metrostav počas roka organizuje desiatky podujatí pre rôzne cieľové skupiny – od komorných podujatí až po podujatia s 1 000 hosťami.

Pozývajú zamestnancov, obchodných partnerov aj VIP hostí a Attendu používajú od roku 2019. Práve preto potrebujú riešenie, ktoré im pomôže zvládnuť celý proces organizácie rýchlo, prehľadne a bez zbytočnej administratívy.

Pred podujatím: pozvánky bez Outlooku a skrytých kópií

Keď organizujete desiatky podujatí ročne, každá ušetrená hodina sa počíta. A všetko sa začína pozvánkami. Treba pripraviť grafiku, rozoslať Save the Date alebo rovno pozvánky, sledovať odpovede a pripomenúť sa tým, ktorí ešte neodpovedali. V Attendu na to majú plánované pripomienky, prehľadnú štruktúru odpovedí aj cielené rozosielky, takže nič z toho nemusia strážiť ručne v Outlooku.

„Vďaka Attendu nemáme v pozývacom procese žiadny chaos. Nevieme si predstaviť robiť to cez Outlook v skrytých kópiách, hľadať odpovede v e‑mailoch alebo ručne evidovať potvrdenia či zamietnutia účasti.“

Registračnú stránku, pozvánky aj ďalšiu komunikáciu si v Metrostave pripravia priamo v prostredí Attendu sami v priebehu niekoľkých minút. Nepotrebujú k tomu IT špecialistu ani programátora. Podľa typu podujatia navyše riešia aj sprievody, VIP hostí, detské menu, rozdelenie do izieb alebo obmedzenú kapacitu.

Počas podujatia: prehľad o tom, kto už dorazil

Tesne pred podujatím posielajú hosťom pripomienku alebo vstupenku. Na mieste potom Metrostav používa check-in aplikáciu. Hostí odbavia cez QR kód alebo podľa mena a okamžite vidia, kto dorazil a kto nie.

Dôležité je to najmä pri podujatiach pre obchodných partnerov alebo VIP hostí, keď chcete vedieť, koho už na podujatí máte.

Po podujatí: poďakovanie a prehľad o účasti

Po skončení podujatia hosťom rozošlú poďakovanie a v reportingu majú presný prehľad o registráciách aj o tom, kto skutočne dorazil.

Výsledok: menej ručnej práce, viac prehľadu

Attendu šetrí tímu Metrostavu čas pri každom podujatí. Pozvánky, pripomienky aj odpovede hostí majú na jednom mieste, s rôznymi skupinami hostí komunikujú ľahko a presne vedia, kto sa zaregistroval a kto nakoniec dorazil.

Pozývací proces je jedna z vecí, ktoré by už nikdy nechceli robiť manuálne. Rozosielanie e-mailov, sledovanie odpovedí alebo evidencia hostí je podľa nich presne tá práca, ktorú má dnes robiť softvér. Ostatným by Attendu odporučili preto, že ušetrí veľa času aj práce a výsledok je používateľsky oveľa komfortnejší a profesionálnejší, než keď sa všetko robí ručne.