Ako agentúra Jandl využíva Attendu pri organizovaní rôznych druhov klientskych podujatí

Agentúra Jandl organizuje široké spektrum firemných podujatí – od športových a relaxačných akcií cez viacdňové firemné konvencie až po veľké odborné konferencie. Každý typ podujatia si preto vyžadoval iný spôsob práce s hosťami, registráciami, programom aj organizáciou na mieste.

Attendu umožnilo agentúre Jandl spravovať všetky tieto procesy v jednom systéme a prispôsobiť nastavenia každej konkrétnej akcii.

Príprava: rôzne podujatia, rôzne scenáre

Pri každej akcii potreboval organizačný tím pracovať s inými údajmi a inak nastaveným registračným procesom.

Pri športovom podujatí napríklad hostia pri registrácii uvádzali, či sa zúčastnia ako hostia, hráči alebo náhradníci. Súčasťou registrácie bol aj výber wellness procedúr v konkrétnych časových intervaloch a možnosť prihlásiť svojho spoluhráča.

Pri firemnej konvencii bolo naopak potrebné riešiť oveľa širšie množstvo informácií – od ubytovania a stravovacích obmedzení cez veľkosť oblečenia až po výber športových aktivít alebo spolubývajúceho.

„Keďže organizujeme rôzne druhy podujatí, často potrebujeme hostí rozdeliť do skupín, aktivít alebo samostatných zón. V Attendu vieme takéto členenie nastaviť jednoducho a bez zbytočnej administratívy.“

Prehľadná databáza hostí

Základom prípravy každého podujatia bol pre agentúru Jandl aktuálny prehľad o hosťoch. V Attendu si databázu prispôsobila konkrétnej akcii a doplnila ju o vlastné údaje. Organizačný tím tak mal na jednom mieste informácie o účasti, aktivitách, ubytovaní aj ďalších detailoch a mohol ich priebežne aktualizovať.

Informácie podľa typu hosťa

Jednotlivé skupiny hostí nemuseli vidieť rovnaké informácie. Partner, rečník, zamestnanec alebo bežný účastník mohli mať odlišný program aj prístup k jednotlivým častiam podujatia. Agentúra Jandl preto využila Attendu aj na personalizáciu registračných stránok a e-mailovej komunikácie.

Priebeh akcie: od registrácie po check-in

Agentúra Jandl využila Attendu aj priamo na mieste. Pri registrácii dokázal organizačný tím v priebehu niekoľkých sekúnd vyhľadať účastníka, overiť jeho údaje a vytlačiť menovku alebo štítok s QR kódom. Systém zároveň umožnil kontrolovať oprávnenia hostí na vstup do jednotlivých zón alebo na aktivity.

Organizácia programu a jednotlivých zón

Pri viacdňovej firemnej konvencii bolo potrebné riadiť účasť hostí na rôznych častiach programu. V Attendu bolo nastavených 17 vlastných zón, ktoré boli prepojené napríklad so športovými aktivitami, workshopmi alebo dopravou. Celé podujatie malo 38 programových blokov rozdelených do viacerých dní a miest.

Hostia zároveň mohli využívať účastnícku aplikáciu, v ktorej mali k dispozícii program, jednotlivé miesta konania a aktuálne informácie.

Komunikácia priamo počas podujatia

Pri komplexnejších akciách slúžilo Attendu aj ako komunikačný kanál medzi organizačným tímom a hosťami. Na firemnej konvencii využila agentúra Jandl aj zasielanie noviniek pomocou push notifikácií a umožnila hosťom klásť otázky prostredníctvom účastníckej aplikácie. Vďaka tomu nemusel organizačný tím riešiť všetky informácie individuálne a hostia mali dôležité informácie dostupné priamo počas akcie.

Po akcii: údaje na vyhodnotenie aj ďalší ročník

Po skončení podujatia mala agentúra Jandl k dispozícii údaje o registráciách, účasti, využívaní aplikácie aj jednotlivých aktivitách. Pri veľkej konferencii využila aj podrobný dotazník spätnej väzby, ktorý sa zameriaval na jednotlivé prednášky aj celkovú organizáciu. Údaje poslúžili nielen na vyhodnotenie uskutočnenej akcie, ale aj ako podklad na plánovanie jej ďalšieho ročníka.

Jeden systém pre rôzne typy podujatí

Športový turnaj, firemná konvencia a veľká odborná konferencia sa od seba výrazne líšia. Napriek tomu mali spoločný základ – potrebu mať prehľad o hosťoch, rýchlo reagovať na zmeny a zaistiť, aby registrácia aj samotný priebeh akcie prebehli bez komplikácií. Pre agentúru Jandl bola preto dôležitá predovšetkým flexibilita Attendu.

Od registrácie cez komunikáciu a check-in až po vyhodnotenie – Attendu pomohlo agentúre Jandl riadiť rôzne typy podujatí z jedného miesta.