Jak Metrostav pořádá desítky akcí ročně

Od charitativních golfových turnajů přes dostihy až po vánoční večírky nebo interní setkání zaměstnanců. Metrostav během roku organizuje desítky akcí pro různé cílové skupiny – od komorních eventů až po akce s 1 000 hosty.

Zvou zaměstnance, obchodní partnery i VIP hosty a Attendu používají od roku 2019. Právě proto potřebují řešení, které jim pomůže zvládnout celý proces organizace rychle, přehledně a bez zbytečné administrativy.

Před akcí: pozvánky bez Outlooku a skrytých kopií

Když organizujete desítky eventů ročně, každá ušetřená hodina se počítá. A všechno začíná pozvánkami. Je potřeba připravit grafiku, rozeslat Save the Date nebo rovnou pozvánky, sledovat odpovědi a připomenout se těm, kteří ještě neodpověděli. V Attendu na to mají plánované připomínky, přehlednou strukturu odpovědí i cílené rozesílky, takže nic z toho nemusí hlídat ručně v Outlooku.

„Díky Attendu nemáme ve zvacím procesu žádný chaos. Nedovedeme si představit dělat to přes Outlook ve skrytých kopiích, hledat odpovědi v e-mailech nebo ručně evidovat potvrzení či zamítnutí účasti.“

Registrační stránku, pozvánky a další komunikaci si v Metrostavu připraví přímo v prostředí Attendu sami během několika minut. Nepotřebují k tomu IT specialistu ani programátora. Podle typu akce navíc řeší i doprovody, VIP hosty, dětská menu, rozdělení do pokojů nebo omezenou kapacitu.

Během akce: přehled o tom, kdo už dorazil

Těsně před akcí posílají hostům připomínku nebo vstupenku. Na místě pak Metrostav používá check-in aplikaci. Hosty odbaví přes QR kód nebo podle jména a okamžitě vidí, kdo dorazil a kdo ne.

To je důležité zejména u akcí pro obchodní partnery nebo VIP hosty, kdy chcete vědět, koho už na akci máte.

Po akci: poděkování a přehled o účasti

Po skončení akce hostům rozešlou poděkování a v reportingu mají přesný přehled o registracích i o tom, kdo skutečně dorazil.

Výsledek: méně ruční práce, víc přehledu

Attendu šetří týmu Metrostavu čas u každé akce. Pozvánky, připomínky i odpovědi hostů mají na jednom místě, s různými skupinami hostů komunikují snadno a přesně vědí, kdo se zaregistroval a kdo nakonec dorazil.

Zvací proces je jedna z věcí, které by už nikdy nechtěli dělat manuálně. Rozesílání e-mailů, sledování odpovědí nebo evidence hostů je podle nich přesně ta práce, kterou má dnes dělat software. Ostatním by Attendu doporučili proto, že ušetří spoustu času i práce a výsledek je uživatelsky mnohem komfortnější a profesionálnější, než když se všechno dělá ručně.