Jak agentura Jandl využívá Attendu při organizování různých druhů klientských akcí

Agentura Jandl organizuje široké spektrum firemních eventů – od sportovních a relaxačních akcí přes vícedenní firemní konvence až po velké oborové konference. Každý typ eventu proto vyžadoval jiný způsob práce s hosty, registracemi, programem i organizací na místě.

Attendu umožnilo agentuře Jandl spravovat všechny tyto procesy v jednom systému a přizpůsobit nastavení každé konkrétní akci.

Příprava: různé eventy, různé scénáře

U každé akce potřeboval organizační tým pracovat s jinými údaji a jinak nastaveným registračním procesem.

U sportovního eventu například hosté při registraci rozlišovali, zda se účastní jako host, hráč nebo náhradník. Součástí registrace byl také výběr wellness procedur v konkrétních časových slotech a možnost přihlásit svého spoluhráče.

U firemní konvence bylo naopak potřeba řešit mnohem širší množství informací – od ubytování a stravovacích omezení přes velikost oblečení až po výběr sportovních aktivit nebo spolubydlícího.

„Keďže organizujeme rôzne druhy podujatí, často potrebujeme hostí rozdeliť do skupín, aktivít alebo samostatných zón. V Attendu vieme takéto členenie nastaviť jednoducho a bez zbytočnej administratívy.“

Přehledná databáze hostů

Základem přípravy každého eventu byl pro agenturu Jandl aktuální přehled o hostech. V Attendu si databázi přizpůsobila konkrétní akci a doplnila ji o vlastní údaje. Organizační tým tak měl na jednom místě informace o účasti, aktivitách, ubytování i dalších detailech a mohl je průběžně aktualizovat.

Informace podle typu hosta

Jednotlivé skupiny hostů nemusely vidět stejné informace. Partner, řečník, zaměstnanec nebo běžný účastník mohli mít odlišný program i přístup k jednotlivým částem eventu. Agentura Jandl proto využila Attendu také k personalizaci registračních stránek a e-mailové komunikace.

Průběh akce: od registrace po check-in

Agentura Jandl využila Attendu také přímo na místě. Při registraci dokázal organizační tým během několika sekund vyhledat účastníka, ověřit jeho údaje a vytisknout jmenovku nebo štítek s QR kódem. Systém zároveň umožnil kontrolovat oprávnění hostů ke vstupu do jednotlivých zón nebo aktivit.

Organizace programu a jednotlivých zón

U vícedenní firemní konvence bylo potřeba řídit účast hostů na různých částech programu. V Attendu bylo nastaveno 17 vlastních zón, které byly navázané například na sportovní aktivity, workshopy nebo dopravu. Celý event měl 38 programových bloků rozdělených do více dní a míst.

Hosté zároveň mohli využívat účastnickou aplikaci, ve které měli k dispozici program, jednotlivá místa konání a aktuální informace.

Komunikace přímo během eventu

U komplexnějších akcí sloužilo Attendu také jako komunikační kanál mezi organizačním týmem a hosty. Na firemní konvenci využila agentura Jandl také zasílání novinek pomocí push notifikací a umožnila hostům klást dotazy skrze účastnickou aplikaci. Díky tomu nemusel organizační tým řešit všechny informace individuálně a hosté měli důležité informace dostupné přímo během akce.

Po akci: data pro vyhodnocení i další ročník

Po skončení eventu měla agentura Jandl k dispozici data o registracích, účasti, využívání aplikace i jednotlivých aktivitách. U velké konference využila také podrobný feedback dotazník, který se zaměřoval na jednotlivé přednášky i celkovou organizaci. Data posloužila nejen k vyhodnocení proběhlé akce, ale také jako podklad pro plánování jejího dalšího ročníku.

Jeden systém pro různé typy eventů

Sportovní turnaj, firemní konvence a velká oborová konference se od sebe výrazně liší. Přesto měly společný základ – potřebu mít přehled o hostech, rychle reagovat na změny a zajistit, aby registrace i samotný průběh akce proběhly bez komplikací. Pro agenturu Jandl proto byla důležitá především flexibilita Attendu.

Od registrace přes komunikaci a check-in až po vyhodnocení – Attendu pomohlo agentuře Jandl řídit různé typy eventů z jednoho místa.