GT Sports připravilo slavnostní otevření zcela nových prostor Performance centra. Hosté si mohli prohlédnout unikátní automobily, moderně vybavenou dílnu a užít si večer v příjemné atmosféře. Už od začátku příprav bylo jasné, že klíčem k úspěchu bude zvládnout komplexní komunikaci s hosty. GT Sports proto hledalo řešení, které jim umožní rychle tvořit, upravovat a mít celý proces pevně v rukou – bez potřeby agentury nebo složitého zaškolování.

Zajímavá data

👥 Počet pozvaných hostů: 240
✅ Odbaveno QR kódem: 77 %
📱 Použitých iPadů na check-in: 3

Příprava

Pro GT Sports šlo o výjimečný večer, kde záleželo na každém detailu. Event se konal kousek za Prahou s několika místy k zaparkování. Každé parkoviště mělo omezený počet míst k rezervaci a Attendu formulář hlídal kapacitu, aby nedošlo k přeplnění parkovišť a vše proběhlo hladce.

Jak GT Sports komunikovalo s hosty:

1. poslali personalizované pozvánky s možností potvrdit účast i doprovod a rezervovat si parkovací stání

2. vytvořili registrační stránky v brandingu GT Sports s praktickými informacemi a tipy

3. samozřejmostí bylo automatické doručení QR vstupenky potvrzeným hostům

4. den před akcí byl odeslán připomínkový e-mail se všemi důležitými detaily

Průběh

U vstupu do centra hosty přivítaly hostesky s check-in aplikací. Většina pozvaných dorazila s QR vstupenkou, kterou během vteřiny naskenovaly. Ostatní byli bez problémů dohledáni v chytrém seznamu podle jména.

„Zásadní pro nás bylo, aby odbavení proběhlo hladce a rychle. Nechtěli jsme, aby hosté stáli fronty, nebo aby se jejich jména hledala na vytištěných papírech.“ uvedl organizátor akce Karel Neffe.

Po skončení

Několik dní po skončení akce rozeslal klient e-mail s poděkováním, odkazy na dvě profesionální fotogalerie a možností vyplnit krátkou zpětnou vazbu. Komunikace tak elegantně uzavřela celý event.