Opening Party des GT SPORTS Performance Centers
GT Sports richtete die feierliche Eröffnung der völlig neuen Räumlichkeiten seines Performance Centers aus. Die Gäste konnten einzigartige Fahrzeuge und eine modern ausgestattete Werkstatt besichtigen und einen Abend in angenehmer Atmosphäre genießen. Schon zu Beginn der Vorbereitungen war klar, dass der Schlüssel zum Erfolg in der komplexen Kommunikation mit den Gästen liegen würde. GT Sports suchte daher eine Lösung, mit der sich alles schnell erstellen und anpassen lässt und der gesamte Prozess fest in der eigenen Hand bleibt, ohne Agentur und ohne aufwendige Schulung.
Interessante Zahlen
- Anzahl eingeladener Gäste
- 240
- Einlass per QR-Code
- 77 %
- Eingesetzte iPads beim Check-in
- 3
Vorbereitung
Für GT Sports war es ein außergewöhnlicher Abend, an dem jedes Detail zählte. Das Event fand kurz vor den Toren Prags statt, mit mehreren Parkmöglichkeiten. Jeder Parkplatz hatte eine begrenzte Zahl reservierbarer Stellplätze, und das Attendu-Formular überwachte die Kapazität, damit kein Parkplatz überfüllt wurde und alles reibungslos ablief.
So kommunizierte GT Sports mit den Gästen:
- Personalisierte Einladungen mit der Möglichkeit, die Teilnahme samt Begleitperson zu bestätigen und einen Parkplatz zu reservieren
- Registrierungsseiten im Branding von GT Sports mit praktischen Informationen und Tipps
- Selbstverständlich die automatische Zustellung der QR-Tickets an bestätigte Gäste
- Am Tag vor dem Event eine Erinnerungs-E-Mail mit allen wichtigen Details
Ablauf
Am Eingang des Centers begrüßten Hostessen die Gäste mit der Check-in-App. Die meisten Eingeladenen kamen mit einem QR-Ticket, das in Sekundenschnelle gescannt wurde. Alle anderen wurden problemlos über ihren Namen in der intelligenten Gästeliste gefunden.
„Entscheidend war für uns, dass der Einlass reibungslos und schnell verläuft. Wir wollten nicht, dass die Gäste Schlange stehen oder ihre Namen auf ausgedruckten Listen gesucht werden“, sagte Karel Neffe, Veranstalter des Events.
Nach dem Event
Einige Tage nach dem Event verschickte der Kunde eine Dankes-E-Mail mit Links zu zwei professionellen Fotogalerien und der Möglichkeit, ein kurzes Feedback zu geben. So rundete die Kommunikation das gesamte Event elegant ab.
