Wie die Agentur Jandl Attendu für die Organisation unterschiedlichster Kundenevents nutzt

Die Agentur Jandl organisiert ein breites Spektrum an Firmenevents: von Sport- und Entspannungsevents über mehrtägige Firmentagungen bis hin zu großen Branchenkonferenzen. Jeder Eventtyp verlangte deshalb einen anderen Umgang mit Gästen, Registrierungen, Programm und Organisation vor Ort.

Mit Attendu konnte die Agentur Jandl all diese Prozesse in einem System verwalten und die Einstellungen an jedes einzelne Event anpassen.

Vorbereitung: verschiedene Events, verschiedene Szenarien

Bei jedem Event musste das Organisationsteam mit anderen Daten und einem anders eingerichteten Registrierungsprozess arbeiten.

Beim Sportevent gaben die Gäste bei der Registrierung zum Beispiel an, ob sie als Gast, Spieler oder Ersatzspieler teilnehmen. Zur Registrierung gehörten außerdem die Auswahl von Wellnessanwendungen in bestimmten Zeitfenstern und die Möglichkeit, den eigenen Mitspieler anzumelden.

Bei der Firmentagung mussten dagegen deutlich mehr Informationen erfasst werden: von Unterkunft und Ernährungseinschränkungen über Kleidergrößen bis hin zur Wahl der Sportaktivitäten oder des Zimmerpartners.

„Da wir ganz unterschiedliche Events organisieren, müssen wir Gäste oft in Gruppen, Aktivitäten oder separate Zonen aufteilen. In Attendu lässt sich eine solche Aufteilung einfach und ohne unnötigen Verwaltungsaufwand einrichten.“

Übersichtliche Gästedatenbank

Grundlage der Vorbereitung jedes Events war für die Agentur Jandl ein aktueller Überblick über die Gäste. In Attendu passte sie die Datenbank an das jeweilige Event an und ergänzte sie um eigene Angaben. So hatte das Organisationsteam Informationen zu Teilnahme, Aktivitäten, Unterkunft und weiteren Details an einem Ort und konnte sie laufend aktualisieren.

Informationen nach Gästetyp

Nicht alle Gästegruppen mussten dieselben Informationen sehen. Partner, Referenten, Mitarbeiter oder reguläre Teilnehmer konnten ein unterschiedliches Programm und unterschiedlichen Zugang zu einzelnen Teilen des Events haben. Die Agentur Jandl nutzte Attendu daher auch, um Registrierungsseiten und E-Mail-Kommunikation zu personalisieren.

Ablauf des Events: von der Registrierung bis zum Check-in

Die Agentur Jandl nutzte Attendu auch direkt vor Ort. Bei der Registrierung konnte das Organisationsteam einen Teilnehmer innerhalb weniger Sekunden finden, seine Angaben prüfen und ein Namensschild oder ein Etikett mit QR-Code drucken. Zugleich ließ sich im System kontrollieren, ob Gäste zum Zutritt zu einzelnen Zonen oder Aktivitäten berechtigt waren.

Organisation des Programms und der einzelnen Zonen

Bei der mehrtägigen Firmentagung musste die Teilnahme der Gäste an verschiedenen Programmteilen gesteuert werden. In Attendu wurden 17 eigene Zonen eingerichtet, die zum Beispiel an Sportaktivitäten, Workshops oder den Transport gekoppelt waren. Das gesamte Event umfasste 38 Programmblöcke, verteilt auf mehrere Tage und Orte.

Die Gäste konnten außerdem die Teilnehmer-App nutzen, in der ihnen das Programm, die einzelnen Veranstaltungsorte und aktuelle Informationen zur Verfügung standen.

Kommunikation direkt während des Events

Bei komplexeren Events diente Attendu auch als Kommunikationskanal zwischen Organisationsteam und Gästen. Auf der Firmentagung verschickte die Agentur Jandl zudem Neuigkeiten per Push-Benachrichtigung und ermöglichte den Gästen, über die Teilnehmer-App Fragen zu stellen. So musste das Organisationsteam nicht alle Informationen einzeln klären, und die Gäste hatten wichtige Informationen direkt während des Events zur Hand.

Nach dem Event: Daten für die Auswertung und die nächste Auflage

Nach dem Event standen der Agentur Jandl Daten zu Registrierungen, Teilnahme, App-Nutzung und einzelnen Aktivitäten zur Verfügung. Bei der großen Konferenz setzte sie außerdem einen ausführlichen Feedback-Fragebogen ein, der sich auf die einzelnen Vorträge und die Organisation insgesamt konzentrierte. Die Daten dienten nicht nur der Auswertung des vergangenen Events, sondern auch als Grundlage für die Planung der nächsten Auflage.

Ein System für verschiedene Eventtypen

Ein Sportturnier, eine Firmentagung und eine große Branchenkonferenz unterscheiden sich deutlich voneinander. Dennoch hatten sie eine gemeinsame Grundlage: den Überblick über die Gäste zu behalten, schnell auf Änderungen zu reagieren und dafür zu sorgen, dass Registrierung und Ablauf des Events reibungslos verlaufen. Für die Agentur Jandl war deshalb vor allem die Flexibilität von Attendu entscheidend.

Von der Registrierung über Kommunikation und Check-in bis zur Auswertung: Attendu half der Agentur Jandl, verschiedene Eventtypen von einem Ort aus zu steuern.