Wie Metrostav jedes Jahr Dutzende Events ausrichtet

Von Benefiz-Golfturnieren über Pferderennen bis hin zu Weihnachtsfeiern oder internen Mitarbeitertreffen. Metrostav organisiert im Laufe des Jahres Dutzende Events für unterschiedliche Zielgruppen: von Events im kleinen Kreis bis zu Events mit 1.000 Gästen.

Das Team von Metrostav lädt Mitarbeiter, Geschäftspartner und VIP-Gäste ein und nutzt Attendu seit 2019. Gerade deshalb braucht es eine Lösung, die ihm hilft, den gesamten Organisationsprozess schnell, übersichtlich und ohne unnötigen Verwaltungsaufwand zu bewältigen.

Vor dem Event: Einladungen ohne Outlook und BCC

Wenn Sie Dutzende Events pro Jahr organisieren, zählt jede gesparte Stunde. Und alles beginnt mit den Einladungen. Grafiken müssen vorbereitet, ein Save the Date oder direkt die Einladungen verschickt, Antworten verfolgt und alle erinnert werden, die noch nicht geantwortet haben. In Attendu gibt es dafür geplante Erinnerungen, eine übersichtliche Struktur der Antworten und gezielte Versände, sodass das Team nichts davon manuell in Outlook im Blick behalten muss.

„Dank Attendu gibt es in unserem Einladungsprozess kein Chaos. Wir können uns nicht vorstellen, das über Outlook mit BCC zu erledigen, Antworten in E-Mails zu suchen oder Zu- und Absagen von Hand zu erfassen.“

Registrierungsseite, Einladungen und weitere Kommunikation erstellt das Team von Metrostav selbst direkt in Attendu, und zwar in wenigen Minuten. Dafür braucht es weder IT-Spezialisten noch Programmierer. Je nach Event kümmert es sich zudem um Begleitpersonen, VIP-Gäste, Kindermenüs, Zimmeraufteilung oder begrenzte Kapazitäten.

Während des Events: Überblick, wer schon da ist

Kurz vor dem Event erhalten die Gäste eine Erinnerung oder ihr Ticket. Vor Ort nutzt Metrostav dann die Check-in-App. Der Einlass läuft per QR-Code oder über den Namen, und das Team sieht sofort, wer angekommen ist und wer nicht.

Das ist vor allem bei Events für Geschäftspartner oder VIP-Gäste wichtig, wenn Sie wissen möchten, wer schon da ist.

Nach dem Event: Dankeschön und Überblick über die Teilnahme

Nach dem Event erhalten die Gäste ein Dankeschön, und im Reporting hat das Team einen genauen Überblick über die Registrierungen und darüber, wer tatsächlich gekommen ist.

Das Ergebnis: weniger Handarbeit, mehr Überblick

Attendu spart dem Team von Metrostav bei jedem Event Zeit. Einladungen, Erinnerungen und Antworten der Gäste liegen an einem Ort, die Kommunikation mit verschiedenen Gästegruppen ist einfach, und das Team weiß genau, wer sich registriert hat und wer am Ende gekommen ist.

Der Einladungsprozess gehört zu den Dingen, die das Team nie wieder manuell erledigen möchte. E-Mails versenden, Antworten verfolgen oder Gäste erfassen ist aus seiner Sicht genau die Arbeit, die heute Software übernehmen sollte. Anderen würde es Attendu empfehlen, weil es viel Zeit und Arbeit spart und das Ergebnis für die Nutzer deutlich komfortabler und professioneller ist, als wenn alles von Hand erledigt wird.