Investice do eventů, ať už jde o firemní konference, workshopy nebo VIP večery, nejsou malé. Ale víte přesně, co vám přinášejí? Měření návratnosti investic (ROI) z eventů bývá často podceňované, přitom je zásadní pro další plánování, optimalizaci a obhajobu rozpočtu.

V článku vám ukážeme, jak sledovat výsledky od první registrace až po follow-up. A hlavně: jak si na základě dat vyhodnotit, jestli se akce opravdu vyplatila.

1. Co vlastně znamená ROI u eventů

ROI neboli „Return on Investment“ je metrika, která porovnává investované prostředky s přínosem. U eventů se může jednat o:

• nové obchodní příležitosti,

• budování značky a vztahů,

• prohloubení loajality zákazníků či partnerů,

• sběr dat a zpětné vazby.

🎯 Každý typ eventu má jiný cíl, a tím pádem i jiný způsob vyhodnocení návratnosti.

2. Začněte u cíle: Co má event přinést?

Bez jasného cíle nemůžete nic měřit. Před akcí si stanovte, co je pro vás úspěch:

• počet leadů nebo schůzek s obchodním potenciálem,

• míra účasti z pozvaných (attendance rate),

• zapojení hostů (např. účast na workshopech, odpovědi v dotaznících),

• mediální zásah nebo počet zmínek na sociálních sítích.

💡 TIP: Cíl by měl být konkrétní, měřitelný a navázaný na business.

3. Jak sbírat data: už při registraci

Základem měření ROI je kvalitní a dobře nastavená registrace:

• Sledujte odkud lidé přišli (newsletter, sociální sítě, partner),

• Umožněte segmentaci (VIP, partneři, zákazníci, noví zájemci),

• Zeptejte se na zájmy nebo očekávání – později porovnáte s realitou.

📊 Každé pole v registraci může být cennou informací pro analýzu.

4. Během akce: Sledujte zapojení hostů

Moderní event platformy vám umožní sledovat:

• reálný počet příchozích (vs. registrovaných),

• účast na dílčích blocích programu,

• interakci v aplikaci (hlasování, otázky, zpětná vazba).

🎥 U hybridních nebo online akcí navíc zjistíte, kdo sledoval přenos, kdy odpadl a co ho zaujalo.

5. Follow-up: Teď to začíná být zajímavé

Po akci by měl následovat:

• automatický follow-up – poděkování, fotky, dotazník,

• analýza odpovědí – spokojenost, NPS, otevřené komentáře,

• sledování konverzí – např. kdo po akci podepsal smlouvu nebo si objednal službu.

📩 Nezapomeňte také sledovat engagement v e-mailech a případně připomenout akci těm, kdo neodpověděli.

6. Vyhodnocení a výpočet ROI

Zkuste si odpovědět:

• Kolik mě akce stála celkem?

• Kolik jsem získal potenciálních nebo reálných příležitostí?

• Zlepšila se moje značka, dosah nebo vztah s publikem?

📈 Pokud jste sbírali správná data, dokážete výsledky vizualizovat, porovnat s předchozími eventy a lépe plánovat budoucnost.

🧮 Praktický příklad výpočtu ROI eventu s využitím Attendu

Kontext: Společnost XY pořádá zákaznickou konferenci pro 300 pozvaných partnerů a klientů. Cílem je:

• posílit vztahy s klíčovými klienty,

• představit nové produkty,

• vygenerovat nové leady.

Event je organizován přes Attendu, které zajišťuje registraci, check-in, správu hostů, automatické pozvánky, follow-up včetně formulářů, statistiky a účastnickou aplikaci.

Náklady na event:

*bez účastnické aplikace 12 000 Kč (viz náš ceník)

Výsledky akce:

• 280 reálných účastníků z 300 pozvaných (93 % attendance rate)

• 92 % respondentů v dotazníku označilo akci za přínosnou

• 40 nových obchodních příležitostí (leadů)

• Z těchto leadů v následujících 3 měsících:

  • 8 skončilo podpisem smlouvy

  • Průměrná hodnota jednoho obchodu: 75 000 Kč

Výpočet ROI:

• 8 uzavřených obchodů × 75 000 Kč = 600 000 Kč

• ROI = (Zisk – Náklady) / Náklady × 100

ROI = (600 000 Kč – 368 000 Kč) / 368 000 Kč × 100 = cca 63 %

Co umožnilo lepší ROI díky Attendu?

• Přesné cílení pozvánek a připomínek → vyšší účast

• Efektivní check-in → žádné fronty, více času na networking

• Digitální správa hostů a segmentace → snazší práce s VIP klienty

• Dotazníky a data → okamžitá zpětná vazba a přehled leadů

• Přehledné statistiky pro vyhodnocení → žádný Excel, žádný chaos

Kromě obchodních výsledků akce přinesla i hodnotu v oblasti značky:

• Desítky kvalitních příspěvků na sociálních sítích od účastníků

• Aftermovie a obsah použitý ve 3 následných kampaních

• Respondenti uvedli pozitivní změnu vnímání značky:
  „Netušil jsem, že firma je tak inovativní – jsem rád, že jsem přišel.“

• 12 partnerů se po akci ozvalo ohledně spolupráce

• Zvýšený zájem – návštěvnost webu vzrostla o 37 % v týdnu po akci

Brand ROI se sice těžko vyčísluje, ale není nemožné. Můžete jej spočítat pomocí metrik jako earned media value, dosah vašich hashtagů nebo nárůst návštěvnosti na web. Toto komplexní téma rozebereme v dalším článku – dnes už je toho dost. 😉

7. Jak s ROI dále pracovat

• Sdílejte výsledky v týmu a s vedením.

• Hledejte neefektivní místa a odpadlíky (např. nízká konverze z pozvánek).

• Na základě poznatků z dat každý další event v dané fázi optimalizujte.

Data-driven přístup znamená menší riziko a větší jistotu, že event má smysl.

Závěr

Eventy nejsou jen o skvělém jídle, řečnících a networkingových fotkách. Jsou strategickým marketingovým a obchodním nástrojem. Pokud dokážete správně změřit jejich dopad, víte, kam se vyplatí investovat příště.

A nezapomeňte porovnávat data vždy v kontextu. Jeden ročník se může lišit od druhého – změnou cílové skupiny, formátu, místa nebo třeba externími vlivy (např. trhem či sezónou). Proto sledujte trendy, ale vyhodnocujte výsledky s ohledem na specifika každé akce. Jen tak vám čísla dají skutečný smysl.

Chcete skutečně vědět, co vaše akce přináší? Vyzkoušejte Attendu – vše od registrace až po vyhodnocení v jedné platformě.