Plánování firemního eventu, konference, gala večera nebo veřejné akce vyžaduje mnohem víc než jen výběr místa a pozvánky. V praxi jde o desítky kroků, které musí perfektně zapadnout. Jediný přehlédnutý detail může rozhodnout o tom, jestli se o akci bude mluvit v dobrém… nebo vůbec.

Proto jsme pro vás připravili přehledný eventový checklist, který vám pomůže projít celý proces krok za krokem – od definice cílů až po měření úspěchu po akci.

1. Stanovte si cíl akce a poznejte svou cílovou skupinu

Než se pustíte do jakéhokoliv plánování, odpovězte si na základní otázku: Proč akci pořádáte?

• Chcete představit nový produkt?

• Posílit značku nebo vztahy?

• Získat leady nebo zaujmout partnery?

Jasně definovaný cíl vám pomůže rozhodnout o formátu, programu i propagaci. Stejně tak poznání cílové skupiny je zásadní. Jinak bude vypadat HR večírek pro zaměstnance a uzavřený brunch pro VIP klienty.

🎯 Tip: Ujasnění cíle pomáhá i při měření ROI – budete vědět, co sledovat.

2. Vyberte správné místo a termín

Lokalita a čas jsou klíčové faktory, které ovlivní účast i celkový dojem z akce. Při výběru místa zvažte:

• kapacitu

• dostupnost MHD i parkování

• technické vybavení (projekce, ozvučení, Wi-Fi)

• catering a zázemí pro personál

📆 Tip: Vyhýbejte se víkendům před svátky, školním prázdninám a termínům, kdy už se konají jiné významné eventy ve vašem oboru.

3. Komunikace, pozvánky a registrace hostů

Komunikace by neměla začít až na místě. Už pozvánka je první dojem z vaší akce. Doporučujeme:

• vytvořit registrační microsite nebo formulář

• segmentovat hosty (např. podle typu vstupu, zájmu, VIP)

• poslat personalizované pozvánky e-mailem nebo formou kampaně

📧 S nástroji jako je Attendu můžete celý pozvánkový proces zautomatizovat – včetně personalizace, připomenutí nebo přenosu kontaktů do guest listu a zvýšit tak šanci na úspěch.

4. Program a řečníci

Program by měl mít jasnou strukturu, přiměřenou délku a dostatek prostoru na neformální networking. Určitě nezapomeňtě:

• Navrhnout koncept programu (hlavní bloky, networking, volná část)

• Oslovit a potvrdit řečníky, moderátora, panelisty

• Zajistit prezentace a technické požadavky řečníků

• Sestavit časový harmonogram včetně přestávek

• Vyhradit dostatek času na networking

• Rozhodnout, zda bude akce streamována nebo natáčena

• Připravit záložní řečníky nebo obsah pro případ výpadku

🕓 Tip: Plánujte pauzy nejen na občerstvení, ale i na přirozené přestávky v pozornosti hostů – například po náročnějším bloku.

5. Organizace na místě: check-in, tým, orientace

Den akce je tady. A právě teď se ukáže, jestli máte promyšlené detaily. Důležité je:

• proškolit organizační tým a rozdělit role v organizačním týmu

• připravit digitální check-in (ideálně s QR kódy)

• označit klíčová místa (check-in, toalety, stage, catering…)

• mít záložní plán (např. výpadek internetu, nemoc řečníka)

📲 S digitálním řešením check-inu, jako je Attendu, zvládnete odbavit stovky hostů bez zbytečných front nebo omylů v seznamu.

6. Během akce: dokumentace a zpětná vazba

Vaše akce může skončit, ale obsah z ní žije dál. Nezapomeňte na:

• profesionální fotky a videa

• live reporting na sociálních sítích

• sběr zpětné vazby (papírově, přes QR, e-mailem)

📣 Tip: Mějte připravený hashtag a předem dohodnutý social plán se svým týmem.

7. Po akci: follow-up a vyhodnocení

Zde se často chybuje, ale právě follow-up rozhoduje, jaký zanecháte dojem.

• pošlete e-mail s poděkováním a fotkami

• zveřejněte záznamy z akce

• sdílejte příběhy a vyhodnocení

• analyzujte účast, engagement a zpětnou vazbu

• sepsat interní recap + lessons learned

📊 Používáte-li platformu jako je Attendu, máte kompletní data, seznamy, účastníky i exporty připravené k vyhodnocení.

📝 Shrnutí ke stažení

Chcete mít celý checklist u sebe, sdílet ho s týmem nebo využít jako kontrolní bod při plánování? Stáhněte si naši šablonu zdarma do svého Notion:

👉 [Stáhnout eventový checklist do Notion]