Firemní eventy už dávno nejsou jen o rautu a pár prezentacích. Jestli něco jako firma nechcete, tak je to event, o kterém si účastník řekne, že to byla ztráta času. Dnešní účastníci očekávají zážitek, který je zaujme, zapojí a zůstane v hlavě ještě dlouho po skončení. Ať už chystáte konferenci, teambuilding nebo galavečer, tyto tipy vám pomůžou udělat z každé firemní akce událost, o které se bude mluvit.

1. Začněte s jasným cílem

Než začnete plánovat, definujte si, co chcete eventem dosáhnout. Je to posílení brandu? Interní motivace týmu? Navázání obchodních kontaktů? Jasný cíl vám pomůže při rozhodování o formátu, programu i rozpočtu.

🎯 Konkrétní tipy:

• Pokud je cílem motivace týmu, pracujte s neformální atmosférou, prvky překvapení a aktivním zapojením (např. gamifikovaný program, ocenění jednotlivců, zábavná keynote).

• Při cíli generování leadů na konferenci dejte důraz na registraci, propojení účastníků, analytiku návštěvnosti a chytré měření zájmu (např. sledování účasti u jednotlivých stánků).

• Cíl "zvýšit vnímání značky jako inovátora"? Zvažte netradiční formáty (např. silent stage, živé přenosy z backstage, vizuálně výrazné prvky jako LED stěna s živým pollingem).

📌 Extra tip: Zkuste si vytvořit hypotetický headline do médií, který byste chtěli, aby o akci vznikl. Pomůže vám to ujasnit, co chcete opravdu komunikovat.

2. Dejte si záležet na výběru formátu

Není akce jako akce. Workshop, gala večer, interaktivní teambuilding, hybridní konference… Formát by měl odpovídat vašemu cíli i očekávání účastníků.

🎭 Konkrétní tipy:

• Konference: kombinujte přednášky s Q&A, mini-panely, workshopové sekce a dejte prostor networkingovým pauzám. Zapojte aplikaci pro sběr dotazů a hlasování.

• Teambuilding: místo klasického výjezdu do hotelu zkuste zážitkové formáty. Městskou hru, cooking battle, nebo třeba stavbu dřevěných plavidel a závod na řece.

• Launch produktů: nechte účastníky produkt zažít. Co třeba pop-up showroom, demo zónu s moderovanou interakcí, AR/VR zkušenost nebo "živý unboxing".

• Hybridní event: kromě přenosu řešte i zážitek online účastníků. Například odesláním balíčku domů, možností klást dotazy v reálném čase nebo virtuální tour.

📌 Extra tip: Pokud si nejste jistí, udělejte si mini průzkum mezi účastníky (např. pomocí RSVP formuláře). Pomůže vám rozhodnout se mezi formáty.

3. Pozvánky? Personalizované a včas

Lidé dostávají desítky e-mailů denně. Personalizovaná a vizuálně přitažlivá pozvánka výrazně zvýší šanci, že si host akci zapíše do kalendáře. A nezapomeňte na připomínky. Ideálně automatizované.

4. První dojem začíná u registrace

Fronty u vchodu? Zbytečný stres a hned při prvním offline kontaktu hosta s akcí ztrácíte cenné body. Moderní eventy využívají digitální check-in, QR kódy a rychlé odbavení. Účastníkům i vám tím ušetříte čas a sobě nervy.

5. Vytvořte wow moment (nebo dva)

Každá akce by měla mít aspoň jeden moment, který se zapíše do paměti. Může to být unikátní prostor, nečekané vystoupení nebo interaktivní prvek. Zkuste překvapit.

✨ Konkrétní tipy:

• Překvapte účastníky "tajnou" částí programu: např. skrytá jazzová scéna za falešnou knihovnou, nebo rooftop s výhledem, kam se dostanou jen ti nejaktivnější.

• Přizvěte netradičního speakera: třeba bývalého šéfkuchaře Michelin restaurace, sportovce, improvizátora nebo futuristu, který rozšíří obzory mimo klasické firemní téma.

• Vytvořte "Instagram-ready" zónu: např. interaktivní světelnou stěnu, fotokoutek s digitální karikaturou nebo 3D instalaci s vaším brandem.

• Uspořádejte společný zážitek: např. večerní fireshow, minikoncert, silent disco nebo dokonce improvizované divadlo, které reaguje na situace z firmy.

📌 Extra tip: Největší wow efekt má moment, který je personalizovaný. Spousta hostů určitě ocení baristu dělající latte art s firemním logem nebo jmenovkou účastníka.

6. Program, který nestojí jen na řečnících

Lidé mají rádi, když se něco děje. Networking zóny, Q&A sezení, aktivní zapojení publika nebo workshopy jsou dnes víc než jen “nice to have”.

7. Myslete na detaily (které se počítají)

Od značených zón přes welcome drink až po kvalitní techniku. Detaily utvářejí dojem. Čím méně zmatku, tím lépe si lidé akci užijí.

🔍 Konkrétní tipy:

• Rozdejte reklamní předměty a dárečky, hosté si rádi odnesou něco zdarma. Bude jim to připomínat event a brand. Myslete ale na kvalitu a originalitu. Není nic horšího, než když připravíte reklamní předmět, který host za rohem vyhodí do koše.

• Využijte barevné rozlišení jmenovek podle typu hosta (např. média, interní tým, partneři). Usnadní to orientaci i networking.

• Připravte "průvodce účastníka" – online nebo v tištěné formě. Co je kde, kde najdu jídlo, kdo je keynote speaker, kdy jede shuttle bus.

• Dejte pozor na technické drobnosti: dost zásuvek, silné Wi-Fi, dobře ozvučená místa mimo hlavní sál, čisté toalety s dostatkem papíru (ano, i to si lidé pamatují).

• Máte deštník na půjčení, když začne pršet? Powerbanky na vyžádání? Vodu a kafe i po 16:00? Detaily, které vytvářejí dojem péče.

• Tip pro rodinně laděné eventy nebo akce s veřejností: Zvažte dětský koutek s hlídáním nebo animačním programem. I na B2B akcích může být pro některé účastníky klíčové, že si jejich děti mají kde hrát a oni se mezitím mohou soustředit na program. (📲 Pomocí nástroje Attendu můžete při registraci rovnou zjistit, kolik hostů dorazí s dětmi – a připravit se předem.)

  
  

📌 Extra tip: Dejte někomu z týmu roli „host experience guard“. Člověka, který celý den chodí mezi hosty a sleduje, co nefunguje. Pomůže vychytat chyby ještě během akce.

8. Nezapomeňte na jídlo a atmosféru

Dobré jídlo je polovina zážitku. Catering podle typu akce a publika, chill-out zóny, ambientní hudba. Všechno hraje roli v celkovém dojmu.

9. Sbírejte zpětnou vazbu – chytře

Co se lidem líbilo? Co by zlepšili? Digitální formulář po akci vám dá cenný vhled a pomůže zlepšit další eventy. A když zpětnou vazbu spojíte s fotkami a poděkováním, posílíte vztah s hosty.

10. Neskončete posledním potleskem

Udržte si kontakt. Pošlete shrnutí, fotogalerii, aftermovie nebo poděkování. A nezapomeňte si uložit data (kdo přišel, co preferoval, na co reagoval).

Shrnutí

Skvělý event není o rozpočtu, ale o zážitku, detailech a promyšlené organizaci. Pokud nechcete nic nechat náhodě, existují nástroje, které vám pomůžou vše řídit efektivně a bez stresu – od pozvánek až po vyhodnocení.