So messen Sie den ROI von Events: Von der Registrierung bis zum Follow-up

Sony Vu3. Juli 2025

Investitionen in Events, ob Firmenkonferenzen, Workshops oder VIP-Abende, sind nicht gering. Aber wissen Sie genau, was sie Ihnen bringen? Die Messung der Kapitalrendite (ROI) von Events wird oft unterschätzt, dabei ist sie entscheidend für die weitere Planung, die Optimierung und die Rechtfertigung des Budgets.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Ergebnisse von der ersten Registrierung bis zum Follow-up verfolgen. Und vor allem: wie Sie anhand von Daten beurteilen, ob sich das Event wirklich gelohnt hat.

1. Was ROI bei Events eigentlich bedeutet

ROI, also „Return on Investment“, ist eine Kennzahl, die die eingesetzten Mittel mit dem Nutzen vergleicht. Bei Events kann das Folgendes sein:

neue Geschäftschancen,
Aufbau von Marke und Beziehungen,
stärkere Loyalität von Kunden oder Partnern,
Sammeln von Daten und Feedback.

🎯 Jede Art von Event hat ein anderes Ziel und damit auch eine andere Art, die Rendite zu bewerten.

2. Beginnen Sie beim Ziel: Was soll das Event bringen?

Ohne klares Ziel können Sie nichts messen. Legen Sie vor dem Event fest, was für Sie ein Erfolg ist:

die Anzahl der Leads oder Termine mit Geschäftspotenzial,
die Teilnahmequote der Eingeladenen (Attendance Rate),
die Einbindung der Gäste (z. B. Teilnahme an Workshops, Antworten in Umfragen),
die mediale Reichweite oder die Anzahl der Erwähnungen in sozialen Netzwerken.

💡 TIPP: Das Ziel sollte konkret, messbar und an Ihre Geschäftsziele geknüpft sein.

3. So sammeln Sie Daten: schon bei der Registrierung

Die Grundlage der ROI-Messung ist eine hochwertige und gut eingerichtete Registrierung:

Verfolgen Sie, woher die Leute kamen (Newsletter, soziale Netzwerke, Partner),
Ermöglichen Sie eine Segmentierung (VIP, Partner, Kunden, neue Interessenten),
Fragen Sie nach Interessen oder Erwartungen, später vergleichen Sie diese mit der Realität.

📊 Jedes Feld in der Registrierung kann eine wertvolle Information für die Analyse sein.

4. Während des Events: Verfolgen Sie die Einbindung der Gäste

Moderne Event-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Folgendes zu verfolgen:

die tatsächliche Zahl der Erschienenen (vs. Registrierte),
die Teilnahme an einzelnen Programmblöcken,
die Interaktion in der App (Abstimmungen, Fragen, Feedback).

🎥 Bei hybriden oder Online-Events erfahren Sie zudem, wer die Übertragung verfolgt hat, wann er ausgestiegen ist und was ihn interessiert hat.

5. Follow-up: Jetzt wird es interessant

Nach dem Event sollte Folgendes kommen:

automatisches Follow-up: Dankeschön, Fotos, Fragebogen,
Analyse der Antworten: Zufriedenheit, NPS, offene Kommentare,
Verfolgung der Conversions: z. B. wer nach dem Event einen Vertrag unterschrieben oder eine Leistung bestellt hat.

📩 Vergessen Sie auch nicht, das Engagement in den E-Mails zu verfolgen und gegebenenfalls diejenigen an das Event zu erinnern, die nicht geantwortet haben.

6. Auswertung und Berechnung des ROI

Versuchen Sie, sich diese Fragen zu beantworten:

Wie viel hat mich das Event insgesamt gekostet?
Wie viele potenzielle oder tatsächliche Geschäftschancen habe ich gewonnen?
Haben sich meine Marke, meine Reichweite oder meine Beziehung zum Publikum verbessert?

📈 Wenn Sie die richtigen Daten gesammelt haben, können Sie die Ergebnisse visualisieren, mit früheren Events vergleichen und die Zukunft besser planen.

🧮 Praxisbeispiel: ROI-Berechnung eines Events mit Attendu

Kontext: Das Unternehmen XY veranstaltet eine Kundenkonferenz für 300 eingeladene Partner und Kunden. Die Ziele sind:

die Beziehungen zu Schlüsselkunden stärken,
neue Produkte vorstellen,
neue Leads generieren.

Das Event wird über Attendu organisiert, das die Registrierung, den Check-in, die Gästeverwaltung, automatische Einladungen, das Follow-up einschließlich Formularen, Statistiken und die Teilnehmer-App übernimmt.

Kosten des Events:

Posten	Kosten
Miete für Räumlichkeiten und Technik	150.000 CZK
Catering und Services	120.000 CZK
Marketing und Werbung	30.000 CZK
Arbeitszeit des Teams	50.000 CZK
Attendu-Lizenz	18.000 CZK*
Gesamt	368.000 CZK

*ohne Teilnehmer-App 12.000 CZK (siehe unsere Preise)

Ergebnisse des Events:

280 tatsächliche Teilnehmer von 300 Eingeladenen (93 % Attendance Rate)
92 % der Befragten bewerteten das Event in der Umfrage als lohnend
40 neue Geschäftschancen (Leads)
Aus diesen Leads in den folgenden 3 Monaten:
- 8 endeten mit einer Vertragsunterzeichnung
- Durchschnittlicher Wert eines Geschäfts: 75.000 CZK

Berechnung des ROI:

8 abgeschlossene Geschäfte × 75.000 CZK = 600.000 CZK
ROI = (Ertrag − Kosten) / Kosten × 100

ROI = (600.000 CZK − 368.000 CZK) / 368.000 CZK × 100 = ca. 63 %

Was hat dank Attendu zu einem besseren ROI beigetragen?

Präzise ausgerichtete Einladungen und Erinnerungen → höhere Teilnahme
Effizienter Check-in → keine Schlangen, mehr Zeit für Networking
Digitale Gästeverwaltung und Segmentierung → einfachere Arbeit mit VIP-Kunden
Umfragen und Daten → sofortiges Feedback und Überblick über die Leads
Übersichtliche Statistiken für die Auswertung → kein Excel, kein Chaos

Neben den geschäftlichen Ergebnissen brachte das Event auch einen Mehrwert für die Marke:

Dutzende hochwertige Beiträge der Teilnehmer in den sozialen Netzwerken
Aftermovie und Inhalte, die in 3 nachfolgenden Kampagnen verwendet wurden
Die Befragten gaben eine positive Veränderung der Markenwahrnehmung an:
„Ich hatte keine Ahnung, dass das Unternehmen so innovativ ist. Ich bin froh, dass ich gekommen bin.“
12 Partner meldeten sich nach dem Event wegen einer Zusammenarbeit
Gestiegenes Interesse: Die Besucherzahl der Website stieg in der Woche nach dem Event um 37 %

Der Marken-ROI lässt sich zwar schwer beziffern, unmöglich ist es aber nicht. Sie können ihn mit Kennzahlen wie dem Earned Media Value, der Reichweite Ihrer Hashtags oder dem Anstieg der Besucherzahlen Ihrer Website berechnen. Dieses komplexe Thema behandeln wir in einem weiteren Artikel, für heute ist es genug. 😉

7. Wie Sie mit dem ROI weiterarbeiten

Teilen Sie die Ergebnisse im Team und mit der Geschäftsleitung.
Suchen Sie nach ineffizienten Stellen und Abbrüchen (z. B. eine niedrige Conversion aus den Einladungen).
Optimieren Sie anhand der Erkenntnisse aus den Daten jedes weitere Event in der jeweiligen Phase.

Ein datengetriebener Ansatz bedeutet weniger Risiko und mehr Sicherheit, dass das Event sinnvoll ist.

Fazit

Bei Events geht es nicht nur um großartiges Essen, Redner und Networking-Fotos. Sie sind ein strategisches Marketing- und Vertriebsinstrument. Wenn Sie ihre Wirkung richtig messen, wissen Sie, wo sich eine Investition beim nächsten Mal lohnt.

Und vergessen Sie nicht, Daten immer im Kontext zu vergleichen. Eine Ausgabe eines Events kann sich von der vorherigen unterscheiden: durch eine andere Zielgruppe, ein anderes Format, einen anderen Ort oder auch durch äußere Einflüsse (z. B. den Markt oder die Saison). Verfolgen Sie deshalb Trends, aber bewerten Sie die Ergebnisse unter Berücksichtigung der Besonderheiten jedes Events. Nur so ergeben die Zahlen wirklich Sinn.

Möchten Sie wirklich wissen, was Ihre Events bringen? Testen Sie Attendu: alles von der Registrierung bis zur Auswertung auf einer Plattform.