Event-Checkliste: Was Sie bei der Eventplanung nicht vergessen dürfen
Die Planung eines Firmenevents, einer Konferenz, eines Galaabends oder eines öffentlichen Events erfordert viel mehr als nur die Wahl des Ortes und die Einladungen. In der Praxis geht es um Dutzende Schritte, die perfekt ineinandergreifen müssen. Ein einziges übersehenes Detail kann darüber entscheiden, ob man über das Event positiv spricht… oder gar nicht.
Deshalb haben wir für Sie eine übersichtliche Event-Checkliste vorbereitet, die Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess führt: von der Definition der Ziele bis zur Erfolgsmessung nach dem Event.
1. Legen Sie das Ziel des Events fest und lernen Sie Ihre Zielgruppe kennen
Bevor Sie mit der Planung beginnen, beantworten Sie sich die grundlegende Frage: Warum veranstalten Sie das Event?
- Wollen Sie ein neues Produkt vorstellen?
- Die Marke oder Beziehungen stärken?
- Leads gewinnen oder Partner begeistern?
Ein klar definiertes Ziel hilft Ihnen bei der Entscheidung über Format, Programm und Werbung. Ebenso wichtig ist es, die Zielgruppe zu kennen. Eine HR-Party für Mitarbeiter sieht anders aus als ein exklusiver Brunch für VIP-Kunden.
🎯 Tipp: Ein klares Ziel hilft auch bei der Messung des ROI, denn Sie wissen, was Sie verfolgen müssen.
2. Wählen Sie den richtigen Ort und Termin
Ort und Zeitpunkt sind entscheidende Faktoren, die die Teilnahme und den Gesamteindruck des Events beeinflussen. Achten Sie bei der Wahl des Ortes auf:
- Kapazität
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkmöglichkeiten
- technische Ausstattung (Projektion, Beschallung, WLAN)
- Catering und Räumlichkeiten für das Personal
📆 Tipp: Meiden Sie Wochenenden vor Feiertagen, Schulferien und Termine, an denen bereits andere wichtige Events Ihrer Branche stattfinden.
3. Kommunikation, Einladungen und Registrierung der Gäste
Die Kommunikation sollte nicht erst vor Ort beginnen. Schon die Einladung ist der erste Eindruck Ihres Events. Wir empfehlen:
- eine Registrierungs-Microsite oder ein Formular erstellen
- die Gäste segmentieren (z. B. nach Zugangsart, Interesse, VIP)
- personalisierte Einladungen per E-Mail oder als Kampagne versenden
📧 Mit Tools wie Attendu können Sie den gesamten Einladungsprozess automatisieren, einschließlich Personalisierung, Erinnerungen und Übertragung der Kontakte in die Gästeliste, und so die Erfolgschancen erhöhen.
4. Programm und Redner
Das Programm sollte eine klare Struktur, eine angemessene Länge und genug Raum für informelles Networking haben. Diese Punkte sollten Sie auf keinen Fall vergessen:
- Programmkonzept entwerfen (Hauptblöcke, Networking, freier Teil)
- Redner, Moderator und Panelisten anfragen und bestätigen
- Präsentationen und technische Anforderungen der Redner klären
- Zeitplan inklusive Pausen erstellen
- Ausreichend Zeit für Networking einplanen
- Entscheiden, ob das Event gestreamt oder aufgezeichnet wird
- Ersatzredner oder Ersatzinhalte für den Fall eines Ausfalls vorbereiten
🕓 Tipp: Planen Sie Pausen nicht nur für Erfrischungen ein, sondern auch für natürliche Aufmerksamkeitstiefs der Gäste, zum Beispiel nach einem anspruchsvolleren Block.
5. Organisation vor Ort: Check-in, Team, Orientierung
Der Tag des Events ist da. Und genau jetzt zeigt sich, ob Sie die Details durchdacht haben. Wichtig ist:
- das Organisationsteam schulen und die Rollen im Team verteilen
- einen digitalen Check-in vorbereiten (idealerweise mit QR-Codes)
- wichtige Orte kennzeichnen (Check-in, Toiletten, Bühne, Catering…)
- einen Plan B haben (z. B. Internetausfall, Erkrankung eines Redners)
📲 Mit einer digitalen Check-in-Lösung wie Attendu bewältigen Sie den Einlass von Hunderten Gästen ohne unnötige Schlangen oder Fehler in der Liste.
6. Während des Events: Dokumentation und Feedback
Ihr Event mag enden, aber seine Inhalte leben weiter. Denken Sie an:
- professionelle Fotos und Videos
- Live-Reporting in den sozialen Netzwerken
- das Sammeln von Feedback (auf Papier, per QR-Code, per E-Mail)
📣 Tipp: Halten Sie einen Hashtag bereit und stimmen Sie vorab einen Social-Media-Plan mit Ihrem Team ab.
7. Nach dem Event: Follow-up und Auswertung
Hier passieren oft Fehler, dabei entscheidet gerade das Follow-up darüber, welchen Eindruck Sie hinterlassen.
- Senden Sie eine Dankes-E-Mail mit Fotos
- Veröffentlichen Sie Aufzeichnungen vom Event
- Teilen Sie Geschichten und Auswertungen
- Analysieren Sie Teilnahme, Engagement und Feedback
- Schreiben Sie ein internes Recap + Lessons Learned
📊 Wenn Sie eine Plattform wie Attendu nutzen, haben Sie alle Daten, Listen, Teilnehmer und Exporte für die Auswertung bereit.
📝 Zusammenfassung zum Herunterladen
Möchten Sie die gesamte Checkliste griffbereit haben, mit Ihrem Team teilen oder als Kontrollpunkt bei der Planung nutzen? Laden Sie unsere kostenlose Vorlage in Ihr Notion herunter:
