FIRVIK 2026: Wie Penta ein dreitägiges Event im Ausland mit Attendu steuerte

Penta Investments richtete FIRVIK 2026 aus, ein dreitägiges Firmenevent, das vom 12. bis 14. Juni 2026 im Resort Mandarin Oriental in Costa Navarino in Griechenland stattfand. Die Gäste reisten aus Tschechien, der Slowakei, Polen und Zypern an, deshalb lief die gesamte Kommunikation parallel auf Tschechisch, Slowakisch und Englisch. Attendu verband Einladungen, Registrierungsseite, App und Check-in zu einer übersichtlichen Lösung.

Vorbereitung

Penta steuerte den gesamten Kommunikationszyklus in Attendu. Zuerst ging das offizielle Save the Date hinaus, danach eine vollständige Registrierungsseite mit allen praktischen Informationen. Das Registrierungsformular enthielt 17 eigene Felder, über die das Organisationsteam die nötigen Angaben schon vor der Abreise erhielt.

Die Gäste wählten eine Morgenaktivität und ihre Teilnahme an der gemeinsamen Bootsfahrt mit DJ, BBQ und Baden. Außerdem gaben sie für die Transfers Art und Nummer ihres Reisedokuments an, dazu ihre Zimmerpräferenz und für die Flugkoordination die Anzahl der aufgegebenen Gepäckstücke. So bündelte Attendu Programmwahl und logistische Angaben an einem Ort.

Während des Events: alle Informationen griffbereit

Während FIRVIK 2026 diente die Attendu-App als Hauptkommunikationskanal. Die Gäste fanden darin das Programm, logistische Informationen, Kontakte und aktuelle Mitteilungen. So konnte Penta wichtige Informationen an alle drei Sprachgruppen direkt dort weitergeben, wo die Teilnehmer sie ständig griffbereit hatten.

Der Check-in vor Ort arbeitete mit separaten Zonen für die einzelnen Programmteile und die Logistik. So hatte das Organisationsteam laufend den Überblick über die Teilnahme und konnte an einem Ort mit den Informationen arbeiten, die es zuvor bei der Registrierung gesammelt hatte.

Ergebnisse: Die App wurde Teil jedes Tages

An der anschließenden Umfrage nahmen 62 Personen teil. Davon nutzten 66,1 % die App mindestens einmal täglich und 88,7 % zumindest gelegentlich. Nur 11,3 % gaben an, sie kaum oder gar nicht genutzt zu haben. Die Ergebnisse bestätigten, dass die App zu einer tatsächlich genutzten Informationsquelle wurde und nicht nur ein Extra vor der Abreise war.

Attendu begleitete Penta durch den gesamten Eventzyklus, vom ersten Save the Date über die Registrierungsseite und die Erfassung detaillierter Angaben bis zur täglichen Kommunikation und zum Check-in vor Ort. So erhielt FIRVIK 2026 eine einheitliche Basis für Gäste und Organisationsteam, über drei Sprachen und vier Länder hinweg.